Điện ảnh Quân đội nhân dân hiện nay đang lưu trữ và bảo quản các tư liệu phim trong quy trình khép kín, nghiêm ngặt để giữ an toàn cho hàng nghìn bộ phim nhựa, phim video, kỹ thuật số, hàng chục vạn mét phim tư liệu quý về Chủ tịch Hồ Chí Minh, lãnh đạo Đảng, Nhà nước, quân đội và các cuộc kháng chiến vệ quốc vĩ đại của dân tộc. Cán bộ, nhân viên Điện ảnh Quân đội nhân dân coi kho tư liệu vô giá này là trái tim của Điện ảnh Quân đội nhân dân, bởi để có được những thước phim quý giá đó đã có rất nhiều hi sinh, mất mát thậm chí được đánh đổi bằng máu của biết bao liệt sĩ ngã xuống.

Cùng với sự phát triển của công nghệ điện ảnh, Điện ảnh Quân đội nhân dân lưu trữ một số lượng lớn phim và tư liệu trên các chất liệu: Nhựa, Băng từ, đĩa VCD, DVD và ổ cứng. Theo thời gian, dưới tác động của điều kiện môi trường các chất liệu trên luôn bị lão hóa, thay đổi, biến dạng, nấm mốc... Nếu không có các biện pháp bảo quản phù hợp, các tư liệu sẽ giảm chất lượng hình ảnh, thậm chí hỏng hóc không khắc phục được theo thời gian.

Được sự quan tâm của Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị, Điện ảnh Quân đội nhân dân cùng một lúc áp dụng đồng bộ, có lộ trình nhiều phương pháp bảo quản khai thác lưu trữ:

Cải tiến nâng cao chất lượng các phương pháp bảo quản lưu trữ truyền thống

Điện ảnh Quân đội nhân dân được sự đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất hiện đại, đáp ứng từng bước các yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra trong thời gian qua. Kho tư liệu của Điện ảnh Quân đội cũng là một trong những hạng mục quan trọng được đầu tư để bảo đảm tốt nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tư liệu quý của Đảng, Đất nước và Quân đội.

Kho tư liệu của Điện ảnh Quân đội nhân dân được phân chia theo các chất liệu phim. Đối với từng đối tượng chất liệu sẽ tính toán môi trường bảo quản, nhiệt độ, độ ẩm sao cho phù hợp nhất.

Đặc biệt đối với phim nhựa là những dữ liệu quan trọng, có tuổi đời lên đến hơn nửa thế kỷ, chính vì thế Phòng Tư liệu Điện ảnh Quân đội nhân dân bảo quản tuân thủ theo quy trình và điều kiện nghiêm ngặt. Trước khi phim được đưa vào lưu kho phải được quay đảo, kiểm tra tình trạng, sau đó đánh số lưu trữ cho từng thể loại phim. Mỗi một phim đều ghi rõ các thông tin về tên phim, năm sản xuất, số cuốn, thể loại…

Số hóa sao lưu, nhân bản

Việc số hóa tư liệu (chuyển dữ liệu lưu trữ trên phim nhựa, băng từ sang lưu trữ trên ổ cứng), được Điện ảnh Quân đội nhân dân từng bước tiến hành từ năm 2010 với hệ thống Telecine chất lượng cao, nhằm giữ nguyên vẹn chất lượng của phim nhựa. Sau khi được số hóa, các tư liệu này dễ dàng áp dụng các phần mềm chuyên dụng như: tu sửa, xóa xước (xước cơ học trong quá trình sử dụng) tẩy mốc loang mầu, chỉnh màu (tạo sự đồng nhất mầu sắc trong phim) và nhân bản (copy thành nhiều bản).

Phim nhựa sau khi được số hóa, phục chế sẽ được in chuyển ngược lại định dạng nhựa bằng máy định dạng số 2K. Công tác số hóa phục chế phim của Điện ảnh Quân đội nhân dân đang từng bước được nâng cao và cho kết quả khả quan, là đơn vị duy nhất còn sản xuất phim nhựa trong cả nước, với sự hỗ trợ của hệ thống số hóa, dữ liệu nhựa được chuyển qua dữ liệu số, người dựng phim có thể sử dụng dữ liệu số để tiến hành dựng trên các phần mềm dựng phim mang lại hiệu quả, hiệu suất cả về kinh tế, kỹ thuật lẫn nghệ thuật.

Xây dựng cơ sở dữ liệu, quản lý dữ liệu số

Việc quản lý dữ liệu số an toàn và tiện dụng trong quá trình khai thác là hết sức cần thiết và luôn là thách thức không nhỏ đối với cán bộ, nhân viên quản lý và khai thác tư liệu. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu, được phân loại theo tính chất của từng tư liệu (Trường dữ liệu), như thời gian thực hiện, người thực hiện tư liệu, nội dung của tư liệu ( metadata)... để thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tư liệu.

Để đảm an toàn cho dữ liệu đặc biệt (những tư liệu quí hiếm) Điện ảnh Quân đội nhân dân áp dụng song song vừa lưu trữ trên chất liệu nhựa vừa lưu trữ trên ổ cứng. Các tư liệu có gốc là kỹ thuật số được chuyển sang nhựa qua hệ thống Cinevator, còn các dữ liệu gốc được lưu trữ trên phim nhựa được chuyển sang ổ cứng nhờ hệ thống Telecine. Phương pháp lưu trữ song song sẽ giảm thiểu được tối đa sự cố mất mát dữ liệu, đồng thời trong quá trình bảo quản, việc tìm kiếm cũng như khai thác được thuận tiện, nhanh chóng.

Tăng cường giáo dục thực hiện nghiêm bản quyền tác phẩm, thực hiện nghiêm Quy định, quản lý khai thác tư liệu

Để quản lý một số lượng lớn dữ liệu luôn là thách thức đối với cán bộ nhân viên Phòng Tư liệu nói riêng và Điện ảnh Quân đội nói chung. Bên cạnh nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng cán bộ, nhân viên bảo quản tư liệu, cần phải bổ sung các trang thiết bị, ổ cứng lưu trữ, công nghệ, phần mềm chuyên dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý dữ liệu trong thời đại số.

Bên cạnh việc tuyên truyền ý thức trách nhiệm trong việc chấp hành nghiêm các quy định về bản quyền nhà nước, các quy định về quản lý lưu trữ trong Quân đội, trong thời gian qua Điện ảnh Quân đội ban hành Quy định khai thác quản lý tư liệu, xây dựng khung pháp lý cụ thể hóa việc khai thác quản lý tư liệu, góp phần nâng cao chất lượng quản lý và khai thác tư liệu, đúng qui định của Nhà nước và Quân đội.