Triển khai số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số một cách bài bản, hiệu quả, an toàn và bền vững là việc không đơn giản vì công tác này đòi hỏi nguồn lực lớn về hạ tầng công nghệ thông tin, tài chính và nhân lực, nếu thực hiện không đúng sẽ gây lãng phí rất lớn. Đặc biệt là yêu cầu kỹ thuật, quy trình và những biện pháp kỹ thuật khác nhằm đảm bảo dự án được duy trì và phát triển bền vững. Do đó, các yêu cầu cần phải được xem xét nghiêm túc ngay khi bắt đầu lập kế hoạch và kéo dài trong suốt quá trình triển khai cũng như vận hành dự án. Dưới đây là những yêu cầu cơ bản cần lưu ý trong công tác quản lý khi triển khai số hóa tài liệu, đảm bảo xây dựng và phát triển các bộ sưu tập số và thư viện số một cách hiệu quả, an toàn, bền vững.

Tuân thủ các nguyên tắc xây dựng bộ sưu tập số

Trong cuốn tài liệu "Hướng dẫn xây dựng các bộ sưu tập số hiệu quả" của Tổ chức Tiêu chuẩn thông tin quốc gia Hoa Kỳ (NISO) hướng dẫn, quá trình xây dựng một bộ sưu tập số được chia thành bốn nhóm tác vụ chính gồm: Các bộ sưu tập (tổ chức các nhóm đối tượng), các đối tượng (các tài liệu số), Siêu dữ liệu (thông tin về các đối tượng và các bộ sưu tập) và các sáng kiến (các chương trình hoặc dự án để tạo lập và quản lý các bộ sưu tập). Đồng thời NISO cũng đề xuất 9 nguyên tắc nhằm xây dựng các bộ sưu tập số hiệu quả: tuân thủ quy tắc phát triển bộ sưu tập rõ ràng đã được thống nhất trước khi việc tiến hành xây dựng bộ sưu tập; cần mô tả sao cho người sử dụng có thể nắm bắt được những đặc trưng của bộ sưu tập đó; có chất lượng cao cần được quản lý tốt trong suốt vòng đời của nó; cần được phổ biến một cách rộng rãi và tránh những trở ngại cho người sử dụng tiếp cận; cần lưu ý đến những quyền sở hữu trí tuệ; phải có những cơ chế thu thập dữ liệu để có thể đánh giá việc sử dụng và mức độ hữu dụng; phải có tính liên thông đảm bảo khả năng chia sẻ siêu dữ liệu (metadata) của chúng với những cơ chế tìm kiếm bên ngoài; tích hợp vào chu trình công việc của người làm công tác thư viện và người sử dụng và không bị lạc hậu.

Chuẩn hóa chu trình thực hiện xây dựng các bộ sưu tập số

Đối với công tác lập kế hoạch cần thực hiện theo các bước: Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án, công việc; Xác định rõ đối tượng phục vụ theo từng nhóm cụ thể; Phân tích kho tài liệu để có thông tin cụ thể đối với từng dự án; Lập tự toán chi tiết kinh phí, đồng thời phân sự tác động, ảnh hưởng của kinh phí khi thực hiện công việc này đến đơn vị; Rà soát các tiêu chuẩn kỹ hoặc quy trình kỹ thuật đã có, nếu có cần áp dụng để đảm bảo tính thống nhất của dự án này và dự án khác.

Đối với công tác lựa chọn tài liệu số hóa, cần được thực hiện bài bản, bám sát mục tiêu của dự án, theo đó, các yêu cầu để lựa chọn tài liệu số hóa một cách hiệu quả là: Xây dựng bộ tiêu chí lựa chọn tài liệu số hóa; ban hành quy định về tiêu chí lựa chọn tài liệu

Đối với vấn đề bản quyền, cần làm rõ các vấn đề: đối tượng bảo hộ quyền tác giả và quyền liên quan; Tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả, quyền liên quan; Xin cấp phép sử dụng quyền tác giả và quyền liên quan và giới hạn và ngoại lệ.

Đối với công tác số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu cũng là công việc lặp đi lặp lại dễ gây nhàm chán, có thể gây ra những sai lầm nghiêm trọng, và việc khắc phục sẽ gây tốn kém hoặc mất nhiều thời gian do đó chất lượng hình ảnh số hóa cần phải được quy định ngay từ đầu. Để hạn chế sai lầm trong công tác số hóa tài liệu, cần thiết phải áp dụng triết lý "Số hóa một lần cho tất cả" thống nhất tất cả các dự án hoặc các công việc nhỏ, lẻ khác trong kế hoạch hoặc không trong kế hoạch đều phải đảm bảo hai mục đích chính "Số hóa để bảo quản lâu dài" và "Số hóa để phục vụ", khi đó hình ảnh được số hóa phải được thực hiện ở chất lượng cao nhất có thể (mặc dù biết rằng chất lượng của sản phẩm còn phụ thuộc vào điều kiện hạ tầng, trang thiết bị số hóa…), bởi chất lượng số hóa càng cao, đồng nghĩa với việc tuổi thọ càng dài và sản phẩm có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Vì vậy cách tốt nhất là chỉ đơn giản là "Số hóa một lần" để tạo ra tệp chủ (master file) và tạo những tệp phái sinh (copy file) từ những hình ảnh gốc cho những mục đích khác tùy theo từng công việc cụ thể.

Đối với siêu dữ liệu mô tả: Sử dụng chuẩn Dublin Core để mô tả tài liệu dạng sách; Sử dụng tiêu chuẩn METS/ALTO để mô tả đối với tài liệu số hóa dạng báo, tạp chí.

Lưu giữ và Bảo quản số: Bảo quản tài liệu số được hiểu là hình thức lưu trữ tài liệu số hay các tài liệu đã được số hóa nhằm đảm bảo kéo dài tuổi thọ và duy trì khả năng truy cập liên tục của tài liệu; được coi là sự kết hợp giữa chính sách, chiến lược và hành động nhằm đảm bảo nội dung tài liệu số được bảo quản lâu dài, bất kể những thay đổi về công nghệ và tuổi thọ của các phương tiện lưu trữ. Bảo quản tài liệu số có thể áp dụng cho cả tài liệu số (born digital) và tài liệu số hóa (reformatted digital content) nhằm có thể duy trì khả năng truy cập vào nội dung số trong tương lai.

Các hình thức lưu giữ bảo quản số

Lưu giữ dữ liệu tại chỗ (On-Site Storage); Lưu giữ dữ liệu bên ngoài (Off-Site Storage); Trung tâm dữ liệu (Datacenter); Lưu trữ đám mây (Cloud Storage); Khôi phục dữ liệu sau thảm họa (Disaster Recovery); Phổ biến bộ sưu tập số và đánh giá hiệu quả các bộ sưu tập số.

Các giải pháp đảm bảo an toàn, an ninh dữ liệu số

Xây dựng, ban hành các chính sách về thư viện số: Chính sách đầu tư, chính sách tiếp cận dữ liệu số, chính sách truy cập, chính sách về bảo quản dữ liệu số, chính sách về thực hiện báo cáo định kỳ,

Triển khai các giải pháp kỹ thuật đảm bảo an toàn, an ninh thư viện số: Bảo vệ nội dung dữ liệu số (mức file), kiểm soát việc truy cập của người sử dụng (mức chính sách), tăng cường bảo mật hệ thống, sao lưu dự phòng, nhật ký, lịch sử truy cập

Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến: Cần tăng cường tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức về an toàn, an ninh dữ liệu tại các thư viện, nhất là đối với đội ngũ lãnh đạo, quản lý về những rủi ro và hậu quả khi phát sinh khủng hoảng. Công tác này cần được thực hiện thường xuyên, nên phổ biến với nội dung trực quan tại những nơi đông người qua lại như: phòng làm việc, phòng phục vụ….

Đào tạo, tập huấn: Do nguy cơ về an toàn, an ninh thông tin diễn ra ngày càng phức tạp, khó lường, do vậy người làm thư viện nói chung và bộ phận chuyên trách về an toàn, an ninh thông tin nói riêng cần liên tục được phổ biến, đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về an toàn, an ninh thông tin. Công tác này phải được tiến hành định kỳ.

Phối hợp hành động: Cần đẩy mạnh phối hợp trong công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin nói chung và thư viện số nói riêng, phối hợp chặt chẽ với bộ phận chịu trách nhiệm về công nghệ thông tin và an toàn thông tin tại đơn vị, khi gặp sự cố hoặc nghi ngờ các vấn đề bất thường, cần phối hợp ngay với các đơn vị chuyên trách, cơ quan quản lý nhà nước về an toàn thông tin hoặc các đối tác có kinh nghiệm để phối hợp xử lý, khắc phục sự cố./.