TS. Nguyễn Hữu Nghĩa - Trường Đại học Văn hoá Hà Nội cho rằng, chuyển đổi số thư viện là nhiệm vụ cấp thiết, đã từ lâu được các trung tâm thông tin thư viện đại học đặt lên hàng đầu nhằm vận dụng thế mạnh của các sản phẩm công nghệ thông tin để cải thiện quy trình công việc, giảm thiểu tối đa những thao tác thủ công, giảm thời gian công sức của người làm công tác thông tin thư viện. Đồng thời tạo ra nhiều công cụ, dịch vụ tiện ích cho người dùng tin dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc tiếp cận, khai thác hiệu quả tài nguyên thông tin.

Theo TS. Nguyễn Hữu Nghĩa, đối với các thư viện đại học, một nội dung mang tính chất nền tảng và điều kiện tiên quyết của chuyển đổi số chính là số hoá tài liệu và xây dựng kho dữ liệu kỹ thuật số. 

Đến nay việc số hoá tài liệu thư viện đã trở nên đơn giản với mọi loại hình thư viện. Thư viện có trang thiết bị số hoá ở mức nào sẽ triển khai hoạt động số hoá tài liệu ở mức đó tuỳ theo điều kiện thực tế của mình. Thậm chí với trang thiết bị cầm tay thông minh như điện thoại di động kết hợp với phần mềm scan miễn phí, cán bộ thư viện đã có thể tiến hành số hoá tài liệu theo định dạng phổ biến đáp ứng yêu cầu số hoá tài liệu của đơn vị mình.

Đối với việc số hoá tài liệu in ấn hiện nay, các thư viện đại học thường triển khai đối với loại hình tài liệu bao gồm sách, tạp chí, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, và các tài liệu đặc biệt khác có giá trị. Để tối ưu hoá việc khai thác và sử dụng, các thư viện đại học ưu tiên số hóa những tài liệu có nhu cầu sử dụng cao, tài liệu quý hiếm hoặc độc quyền của thư viện.

Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội hiện nay đã được trang bị một số máy scan hiện đại, trong đó có máy scan DL-Mini E-400 là hệ thống số hoá tài liệu đóng tập tự động tất cả trong một, tốc độ cao (1.500 trang/60 phút), khổ quét lớn (A3, A4, A5, A6). 

Đây là một thuận lợi lớn đối với hoạt động chuyển đổi số ở bước cơ bản của Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội. Loại hình tài liệu hiện đang triển khai số hoá là những tài liệu nội sinh gồm luận văn, luận án, kỷ yếu hội thảo dưới dạng bản cứng chưa có bản số hoá được tiến hành hồi cố và đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu số trên phần mềm thư viện số Dspace. Bên cạnh đó, loại tài liệu sách được tặng, biếu của tác giả với cam kết chuyển quyền khai thác và sử dụng dưới mọi hình thức cũng được tiến hành số hoá và đưa vào phục vụ.

Ngoài ra, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội triển khai thu thập và đưa vào khai thác những loại hình tài liệu đa phương tiện/multimedia là các CD âm nhạc, MV âm nhạc và tác phẩm nghệ thuật của các thầy cô giảng viên Khoa Quản lý Văn hoá-Nghệ thuật của Trường.

Đặc biệt, đối với các chương trình, sự kiện phát triển văn hoá đọc, giới thiệu sách, tác giả tác phẩm tổ chức tại Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội được ghi hình như một sản phẩm thông tin đăng tải lên các kênh mạng xã hội để lưu trữ và người sử dụng có thể tham khảo lâu dài.

Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về siêu dữ liệu (Dublin Core, MARC 21) để đảm bảo khả năng tìm kiếm, truy cập và liên thông dữ liệu hiệu quả. Các định dạng file dữ liệu kỹ thuật số đã tham khảo thông qua các buổi hướng dẫn, tập huấn của Thư viện Quốc gia Việt Nam về số hoá tài liệu thư viện thực hiện chuyển đổi số (tổ chức tại Lào Cai năm 2022).

Theo TS Nguyễn Hữu Nghĩa, khi đã xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu kỹ thuật số phong phú và đa dạng thì yếu tố tiếp theo hết sức quan trọng là hạ tầng công nghệ thông tin vững chắc. Đây là yếu tố then chốt để hỗ trợ các dịch vụ kỹ thuật số.

Hệ thống quản lý thư viện tích hợp (ILS-Integrated Library System/LMS- Library Management System): Thừa hưởng dự án từ Bộ VHTTDL, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội đã tiếp nhận hệ thống phần mềm quản lý và tự động hóa nghiệp vụ quản trị thư viện với giao diện tập trung thống nhất các nguồn tin - Sierra của Hoa Kỳ. Hệ thống quản lý tài nguyên số được ứng dụng và phát triển trên nền tảng nguồn mở Dspace. Hệ thống Dspace được tích hợp bao gồm các phân hệ chuẩn: quản lý các cơ sở dữ liệu; quản lý người dùng và lượt truy cập; giao diện web và tìm kiếm thân thiện; chức năng quản trị hệ thống; chức năng báo cáo thống kê... Hệ thống cổng thông tin có một giao diện tìm kiếm duy nhất cho tất cả các hệ thống kết nối tới: Hệ thống tự động hóa thư viện, hệ thống quản lý tài nguyên số, các cơ sở dữ liệu trực tuyến… phát triển trên nền VuFind với đầy đủ chức năng: tìm kiếm; tích hợp; quản lý truy cập; thống kê.

Hệ thống này giúp Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội có khả năng quản lý toàn diện các hoạt động thư viện từ bổ sung, biên mục, lưu thông đến phục vụ tài liệu kỹ thuật số. Đây là một cơ hội hết sức thuận lợi cho Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin kỹ thuật số đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Nhà trường.

Bên cạnh đó, theo TS Nguyễn Hữu Nghĩa, người làm công tác thư viện là yếu tố quyết định sự thành công của chuyển đổi số. Nhận thức được tầm quan trong của việc nâng cao năng lực người làm công tác thư viện, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất để cán bộ thư viện có cơ hội trau dồi kiến thức, kỹ năng, tham gia các khoá tập huấn, đào tạo và tự đào tạo nhằm phát triển đội ngũ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.

Từng bước thay đổi từ nhận thức đến hành động, từng bước một Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội đã "chuyển mình" trong từng hoạt động cụ thể của tiến trình chuyển đổi số.

TS Nguyễn Hữu Nghĩa nhấn mạnh, chuyển đổi số không chỉ là số hóa tài liệu mà còn là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ mới. Sử dụng những trang thiết bị, phần mềm công nghệ thông tin hiện có, tận dụng những tiện ích, ứng dụng miễn phí đang được cung cấp trên môi trường mạng, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội với sự đổi mới, sáng tạo trong công việc đã phát triển một số sản phẩm, dịch vụ thư viện trong môi trường số.

Trong đó, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội đã xây dựng một cổng thông tin tìm kiếm tập trung thân thiện, dễ sử dụng, là điểm truy cập duy nhất cho tất cả các tài nguyên thông tin và dịch vụ số. Tại đây, người dùng tin sẽ dễ dàng tìm kiếm được thông tin về các loại hình tài liệu dạng giấy cũng như khai thác được tài liệu dạng kỹ thuật số. Ngoài ra người dùng tin cũng có thể tiếp cận và khai thác riêng từng loại hình tài liệu rất thuận tiện và nhanh chóng chỉ bằng 1 kích chuột, website sẽ điều hướng đến khu vực khai thác loại hình tài liệu theo mong muốn.

Để tặng điểm truy cập đến các CSDL của thư viện, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội đã tiến hành khởi tạo cổng thông tin tra cứu trực tiếp Zalo OA. Đây là mạng xã hội được giới trẻ sinh viên ưa thích sử dụng & được Zalo cung cấp miễn phí cho các tổ chức, đặc biệt là tổ chức giáo dục. Điểm tiện lợi là sinh viên không cần nhớ địa chỉ link truy cập website thư viện số mà chỉ cần mở Zalo trên điện thoại di động hoặc website và gõ từ khoá "Thư viện Trường Đại học Văn hoá Hà Nội" là cổng thông tin đã hiện ra. Hiện nay cổng thông tin Zalo OA của Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội cho phép người dùng tin tra cứu và truy cập tài liệu số mọi lúc, mọi nơi thông qua internet.

Đến nay, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội đã kết nối thư viện số với các hệ thống khác của trường đại học theo hệ thống thiết lập bởi NALA. Việc kết nối chia sẻ này đã giúp TTrung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội hỗ trợ người dùng tin khai thác thông tin mở rộng tới hệ thống thông tin của các trường đại học thành viên NALA để cùng tạo ra một hệ sinh thái số liền mạch.

Bên cạnh đó, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội đã thực hiện các hoạt động xúc tiến, tăng cường truyền thông và quảng bá Để các dịch vụ số được sử dụng hiệu quả.

Theo TS Nguyễn Hữu Nghĩa, bằng cách triển khai đồng bộ và hiệu quả các hoạt động, Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội đã và đang từng bước nhỏ thực hiện thành công quá trình chuyển đổi số trong khả năng và điều kiện của mình. 

"Chúng tôi mong ước và nỗ lực hướng tới việc trở thành một trung tâm tri thức số hiện đại, năng động và phục vụ hiệu quả cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu của Trường Đại học Văn hoá Hà Nội. Đồng thời sẵn sàng chia sẻ nguồn lực thông tin tri thức số với các trường trực thuộc Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch cũng như hệ thống các trường đại học thuộc NALA và mở rộng hơn nữa", TS Nguyễn Hữu Nghĩa bày tỏ.