Đọc bài viết
Tạm dừng
Dừng đọc
Đang tải...Canada: Chính sách sưu tầm của Bảo tàng Nova Scotia
06/12/2016 | 15:45Chính sách sưu tầm của Bảo tàng Nova Scotia là cung cấp các tiêu chuẩn và tính nhất quán cho việc lựa chọn, mua lại, chuyển nhượng, dự trữ, sử dụng tài liệu của các hiện vật và mẫu vật thuộc bảo tàng. Ngoài ra, chính sách này còn cung cấp khung hướng dẫn và các thủ tục đối với công tác sưu tầm.
1.Tổng quan hoạt động của Bảo tàng Nova Scotia
Bảo tàng Nova Scotia (NSM) là bảo tàng phi tập trung lớn nhất ở Canada, bao gồm 27 bảo tàng các lĩnh vực khác nhau hoạt động trực thuộc tỉnh Nova Scotia (Canada). Bảo tàng cung cấp cho người dân tỉnh Nova Scotia và du khách khi đến tỉnh các cơ hội để trải nghiệm và tìm hiểu di sản văn hóa và thiên nhiên của Nova Scotia.
Ảnh minh họa. (Nguồn: museum.novascotia.ca)
Bảo tàng Nova Scotia nằm dưới sự quản lý của Tổng Giám đốc điều hành người giám sát hoạt động của năm đơn vị trực thuộc bao gồm: Trung tâm cung cấp dịch vụ Bảo tồn các di sản, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử, Bảo tàng Biển về Đại Tây Dương, Bảo tàng Công nghiệp và Bảo tàng Lịch sử Dân tộc. Mỗi đơn vị đều có giám đốc phụ trách. Tất cả các đơn vị đều có trách nhiệm trong quá trình sưu tầm. Trung tâm cung cấp dịch vụ Bảo tồn các di sản cung cấp dịch vụ tư vấn và sự hỗ trợ trong lĩnh vực quản lý các bộ sưu tập, bao gồm quá trình đăng ký, bảo tồn và quản lý thông tin về bộ sưu tập đó. Cục Lưu trữ Lịch sử quản lý các đồ tạo tác gắn liền với di sản văn hóa của địa phương, bao gồm các đồ tạo tác được tìm thấy tại 23 di sản văn hóa và các bộ sưu tập về dân tộc học và khảo cổ học. Bảo tàng Biển về Đại Tây Dương quản lý các đồ tạo tác thể hiện lịch sử về vùng biển tại địa phương trong khi Bảo tàng Công nghiệp tập trung vào các đồ tạo tác hiện diện cho sự phát triển kinh tế của địa phương. Bảo tàng Lịch sử Dân tộc chịu trách nhiệm về các bộ sưu tập trên các lĩnh vực sinh thái học, động vật học và địa lý học. Trong một số trường hợp, sự chồng chéo và những ngoại lệ vẫn xảy ra trong quá trình thực hiện trách nhiệm của mỗi đơn vị khi hoạt động.
2. Trách nhiệm của đội ngũ nhân viên và tình nguyện viên
Tổng Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với bộ sưu tập và thông qua các giám đốc chi nhánh đảm bảo rằng các chính sách quản lý, chỉ dẫn, quy định và các tiêu chuẩn về quản lý bộ sưu tập được xây dựng và thực hiện đầy đủ. Giám đốc đơn vị, nhà quản lý bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm chịu trách nhiệm về đảm bảo rằng bất kỳ ai làm việc với bộ sưu tập đều phải hiểu về các chính sách và quy định pháp lý. Toàn bộ các nhân viên và tình nguyện viên trong Bảo tàng Nova Scotia nhất quán tuân theo các quy định và các tiêu chuẩn này.
Quy tắc ứng xử đối với các công chức đang làm việc tại Bảo tàng Nova Scotia quy định các tiêu chuẩn về hành vi ứng xử của mỗi cán bộ công chức.
Giám đốc điều hành mỗi đơn vị giao phó trách nhiệm phát triển và lưu giữ các bộ sưu tập cho nhà quản lý các bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm. Các bộ phận quản lý bộ sưu tập trong Bảo tàng Nova Scotia chịu trách nhiệm chính và trực tiếp về việc tiếp nhận, bảo tồn và lưu trữ dữ liệu về bộ sưu tập. Việc phát triển, quản lý và bảo tồn các bộ sưu tập tại đơn vị trực thuộc Bảo tàng Nova Scotia tại từng địa phương là trách nhiệm của đội ngũ cán bộ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử. Các bảo tàng địa phương trực thuộc có đội ngũ nhân viên được bổ nhiệm sẽ có trách nhiệm lớn hơn đối với bộ sưu tập. Các trách nhiệm liên quan đến quản lý bộ sưu tập đối với Hiệp hội quản lý bộ sưu tập tại địa phương và Bảo tàng Nova Scotia được quy định trong các văn bản hướng dẫn hoạt động tại đơn vị.
Đội ngũ nhân viên và người tình nguyện sẽ cố gắng để duy trì các đồ tạo tác, vật mẫu và các tài liệu về bộ sưu tập trong một môi trường giúp bảo tồn các bộ sưu tập này. Các tiêu chuẩn thay đổi tùy theo bản chất của bộ sưu tập, các điều kiện về trưng bày hoặc lưu giữ; các tiêu chuẩn này được quy định trong Chính sách quản lý các bộ sưu tập của NSM, Quy chế và Hướng dẫn thi hành liên quan đến chính sách này.
Ảnh minh họa. (Nguồn: museum.novascotia.ca)
Nhà quản lý bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm sẽ đảm bảo rằng bộ sưu tập được kiểm tra thường xuyên để xác thực về mức độ hư hại hoặc xuống cấp. Bất kỳ nhân viên hoặc người tình nguyện phát hiện vấn đề liên quan đến hoạt động bảo tồn hoặc sự xuống cấp của đồ tạo tác hoặc vật mẫu phải thông tin bằng văn bản và báo cáo ngay lập tức đến Nhà quản lý các bộ sưu tập hoặc người được bổ nhiệm.
Tất cả các nhân viên và người tình nguyện chịu trách nhiệm duy trì hoạt động an ninh đối với việc lưu giữ các bộ sưu tập. Hoạt động này bao gồm những mất mát hoặc sự vi phạm an ninh phải được thông tin từ Giám đốc đơn vị tới Tổng giám đốc điều hành. Trong một vài trường hợp (ví dụ có mang súng cầm tay) cần phải báo cho cảnh sát để điều tra.
Nhà quản lý bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm sẽ đảm bảo rằng các đồ tạo tác hoặc vật mẫu có khả năng gây nguy hiểm cho công chúng, nhân viên bảo tàng, những người tình nguyện, môi trường hoặc bộ sưu tập sẽ được quản lý và cất giữ một cách nghiêm ngặt. Tất cả các quy định về an toàn (ví dụ OHS - An toàn và sức khỏe trong lao động, WHMIS - Hệ thống thông tin vật liệu nguy hiểm tại nơi làm việc) phải được áp dụng. Nhà quản lý bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm sẽ đảm bảo rằng các nhân viên và người tình nguyện - những người có thể tiếp cận với bộ sưu tập phải được đào tạo và sử dụng tốt các hệ thống chăm sóc và quản lý tại bảo tàng.
2.1. Nội quy của bảo tàng
Trong tất cả các hoạt động liên quan đến quản lý các bộ sưu tập, lợi ích của người lao động phải đặt trong mối tương quan chung với mục đích phát triển của Bảo tàng Nova Scotia. Nếu có sự mâu thuẫn, những lợi ích của NSM sẽ được ưu tiên. Bảo tàng Nova Scotia hoạt động theo các tiêu chuẩn nghề nghiệp và nội quy đã được thiết lập. Ban Quản lý Bảo tàng Nava Scotia thông qua Quy định hướng dẫn thực hiện nội quy của Hiệp hội Bảo tàng Canada (1999). Hiện nay, văn bản này nằm trong Chính sách Quản lý các bộ sưu tập, Quy định và Hướng dẫn thi hành liên quan đến chính sách. Sở Tư pháp của tỉnh Nova Scotia ưu tiên thực hiện các chính sách đối với Bảo tàng Nova Scotia và các chính sách của Bảo tàng Nova Scotia ưu tiên thực hiện nội quy lao động.
Bộ sưu tập thuộc Bảo tàng Nova Scotia bao gồm các đồ tạo tác, các vật mẫu đại diện cho lịch sử phát triển tự nhiên và lịch sử văn hóa của Nova Scotia cũng như các vật mẫu không thuộc về người Nova Scotia phải có chung các điều kiện nghiên cứu. Bộ sưu tập không bao gồm các di tích lịch sử. Bảo tàng Nova Scotia sưu tập trong bốn quận về lịch sự phát triển tự nhiên, lịch sử vùng biển, lịch sử phát triển kinh tế và lịch sử văn hóa, bao gồm nhân loại học và khảo cổ học.
Sự phát triển các bộ sưu tập sẽ đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của NSM.
Sự phát triển các bộ sưu tập sẽ tạo thế mạnh và xác định những yếu kém của bộ sưu tập theo như đánh giá của bộ phận phụ trách bảo tàng và chú trọng đến các dự án phát triển cũng như nhu cầu trong tương lai. Các chiến lược sẽ bao gồm kế hoạch và các cơ hội tiếp cận.
Trong quá trình phát triển các bộ sưu tập về lịch sử tự nhiên, các mục tiêu chính là lưu giữ và bảo tồn:
- Các mẫu vật của các động vật, thực vật, đá, khoáng sản, hóa thạch và những vật liên quan xuất hiện tại Nova Scotia.
- Các mẫu vật không xuất hiện tại Nova Scotia nhưng liên quan đến người Nova Scotia được đưa vào nghiên cứu, trưng bày và sử dụng vào mục đích thông tin, giáo dục.
Trong quá trình phát triển các bộ sưu tập về lịch sử văn hóa, các mục tiêu chính là lưu trữ và bảo tồn:
- Các đồ tạo tác được sản xuất tại Nova Scotia.
- Các đồ tạo tác được sử dụng tại Nova Scotia nhưng được sản xuất tại ở một nơi nào đó thuộc tỉnh.
- Các đồ tạo tác không được sản xuất hoặc được sử dụng tại Nova Scotia nhưng liên quan đến tỉnh, sẽ được đưa vào nghiên cứu, trưng bày và sử dụng vào mục đích thông tin, giáo dục.
- Các chiến lược về sưu tập của Bảo tàng Nova Scotia vì các lợi ích của cộng đồng, các tổ chức khu vực, quốc gia và quốc tế.
3. Sự tiếp nhận
Bảo tàng Nova Scotia có được các đồ tạo tác và mẫu vật thông qua nhiều phương thức khác nhau. Các nhân viên phải thực hiện quá trình tiếp nhận tuân theo các tiêu chuẩn cao nhất về nghề nghiệp và nội quy làm việc. Khi xem xét tiếp nhận một bộ sưu tập, NSM phải nỗ lực, cần mẫn và nghiêm túc sưu tập các tài liệu để thiết lập quyền sở hữu. Trong trường hợp biếu tặng hoặc vật để lại bằng chúc thư, mua hoặc trao đổi, tên của bộ sưu tập phải được chuyển sang cho NSM một cách rõ ràng. Không có các điều kiện hạn chế việc sử dụng bộ sưu tập đối với NMS trừ khi Giám đốc đơn vị trực thuộc đồng ý. Các điều kiện sử dụng không vi phạm pháp luật.
3.1. Các tiêu chuẩn tiếp nhận
Nói chung, Bảo tàng Nova Scotia sẽ cố gắng tiếp nhận các đồ tạo tác và các mẫu vật một cách đồng bộ và trong điều kiện sử dụng tốt và được thông tin rõ ràng đến chính quyền tỉnh và địa phương. Quyết định tiếp nhận đồ tạo tác hoặc mẫu vật sẽ được xem xét dựa trên các quá trình sau:
- Liên quan đến sự ủy nhiệm của Bảo tàng Nova Scotia và các mục tiêu phát triển bộ sưu tập.
- Tầm quan trọng, như mối liên kết với một sự kiện, con người, thời kỳ lịch sử hoặc khu vực địa lý.
- Thể hiện các chủ đề, quá trình, hoạt động và tiêu chí văn hóa với tầm quan trọng của tỉnh.
- Các kết quả nghiên cứu quan trọng tại Nova Scotia như mẫu vật và đồ vật được chứng nhận.
- Sự sẵn có về nguồn lực con người và tài chính đề tiếp nhận, thông tin, bảo tồn, tu tạo và trưng bày đồ tạo tác hoặc mẫu vật.
- Các cơ hội sử dụng, trưng bày, nghiên cứu và các yêu cầu khác.
- Điều kiện về vật chất lượng.
- Nhạy cảm văn hóa.
- Tài liệu truyền miệng và bằng văn bản hỗ trợ quá trình thiết lập quyền sở hữu, tính xác thực, nghiên cứu và sử dụng.
- Sự xuất hiện các mối đe dọa đối với người sử dụng hoặc đối với các nhân tố khác của bộ sưu tập.
- Sự xuất hiện hạn chế trong sử dụng hoặc sự sắp xếp.
- Tuân theo các trách nhiệm pháp lý đã được quy định trong Luật Bảo vệ Các địa điểm đặc biệt (1980).
- Tuân theo các quy định khác của pháp luật.
3.2. Thông qua quá trình tiếp nhận
Trách nhiệm tiếp nhận cuối cùng thuộc về Giám đốc đơn vị; Trách nhiệm này được quy định đối với Nhà quản lý các bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm. Ban Tiếp nhận với ít nhất hai thành viên được Giám đốc đơn vị bổ nhiệm trong đó phải bao gồm ít nhất một trong các thành viên sau: Nhà quản lý các bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm chịu trách nhiệm đối với bộ sưu tập sẽ đưa ra quyết định tiếp nhận đồ tạo tác hoặc mẫu vật. Giám đốc có thể bổ nhiệm thành viên khác phù hợp với quá trình. Ban tiếp nhận sẽ không bao gồm các cá nhân biếu, tặng đồ tạo tác hoặc mẫu vật cho NSM. Trong một số trường hợp, Ban Quản lý sẽ đề xuất tiếp nhận bộ sưu tập. Những trường hợp này bao gồm:
- Mua bộ sưu tập với số tiền được trích ra từ Quỹ Trao tặng.
- Số tiền mua vượt quá 25.000 đô la.
- Cho tặng hoặc mua đối với các bộ sưu tập thuộc các lĩnh vực luôn gây tranh cãi (ví dụ: linh cảm văn hóa, đánh giá tiêu cực của công chúng).
Quá trình tiếp nhận đòi hỏi phải công khai kinh phí về nguồn lực, thời gian tiếp nhận hoặc các hoạt động như tu tạo, bảo tồn… trong tương lai đối với các bộ sưu tập.
Ảnh minh họa. (Nguồn: museum.novascotia.ca)
Người cho tặng hoặc người bán phải được cấp giấy biên nhận về đồ tạo tác hoặc mẫu vật sau khi chúng được trao cho NSM.
Hóa đơn xác nhận cho tặng hàng phải có chữ ký của hai bên để chứng minh việc chuyển đổi chủ sở hữu nếu đồ tạo tác hoặc mẫu vật được chấp nhận. Nếu đồ tạo tác hoặc mẫu vật bị từ chối, người chủ sẽ được thông báo và trong vòng 90 ngày để mang đồ vật về. Sau khi người chủ mang đồ vật về, sau thời hạn 90 ngày, nó sẽ bị loại bỏ theo chỉ dẫn và quy định của NSM như một tài sản bị bỏ rơi theo Mục 3.3 trong Đạo Luật quy định về thẩm quyền và nhiệm vụ của Tín Thác Viên.
3.3. Phương pháp tiếp nhận
Các đồ tạo tác và mẫu vật yêu cầu phải qua quá trình tập hợp, cho tặng hoặc vật để lại bằng chúc thư, mua, trao đổi và vận chuyển; một vài đồ tạo tác hoặc mẫu vật được kiểm tra trong nội bộ và được tìm thấy trong bộ sưu tập.
a) Thu thập:
Các mẫu vật hoặc đồ tạo tác phải được tập hợp bởi nhân viên bảo tàng hoặc những người khác thay mặt cho NSM, trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ trong lĩnh vực thu thập.
b) Các địa điểm đặc biệt trong quá trình thu thập
Luật bảo vệ các địa điểm đặc biệt trao quyền cho Bảo tàng Nova Scotia là đơn vị được ký thác cho tất cả các đồ khảo cổ học và cổ sinh vật học được tìm thấy ở Nova Scotia kể từ năm 1990. Giấy phép nghiên cứu về di sản do Bảo tàng Nova Scotia cấp yêu cầu khôi phục những đồ vật này.
NSM cũng có quyền quản lý đối với các đồ khảo cổ học và cổ sinh học do các cá nhân không được cấp quyền sở hữu khám phá được trong địa phương.
Các cá nhân có thể được pháp luật công nhận quyền sở hữu đối với các đồ khảo cổ học và cổ sinh vật học được thu thập tại Nova Scotia có giá trị lịch sử từ trước năm 1980. Do đó, đồ vật được tìm thấy yêu cầu phải có hình dạng giống với bất kỳ đồ tạo tác hay mẫu vật khác đã xuất hiện trước đó.
c) Mua
Đồ tạo tác hay mẫu vật phải được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, việc mua từ một thành viên trong Ban Điều hành, nhân viên, người tình nguyện hoặc cộng tác nghiên cứu của Bảo tàng Nova Scotia tại các địa điểm do trực tiếp hoặc tại địa phương, các thành viên gia đình họ hoặc bạn bè, hoặc một tổ chức mà trong đó cá nhân quan tâm đến mẫu vật yêu cầu phải được sự đồng ý của Giám đốc đơn vị và/hoặc Tổng giám đốc điều hành. Trong các trường hợp như vậy, Bảo tàng Nova Scotia sẽ thiết lập giá mua phản ánh đúng giá trị thực tế trên thị trường và tuân theo các chỉ dẫn về nội quy làm việc.
d) Trao đổi
Hoạt động trao đổi mẫu vật hoặc đồ tạo tác giữa các tổ chức là một phương thức được thiết lập và hữu ích đối với quá trình phát triển và nâng cấp một bộ sưu tập. Các hoạt động trao đổi có thể do Nhà quản lý bộ sưu tập hoặc Người quản lý bảo tàng sắp xếp vì trách nhiệm của họ là một phần của bộ sưu tập khi được Giám đốc bảo tàng đồng ý. Các hoạt động trao đổi được thực miễn là:
- Cả hai bên đều đồng ý với các điều khoản và các điều kiện kèm theo.
- Cả hai quá trình thu thập và loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật đều phải được ghi lại thành văn bản có giá trị lưu giữ lâu dài.
- Sự loại bỏ đồ vật sẽ không ảnh hưởng xấu đến bộ sưu tập dù thực hiện việc thu thập theo bất kỳ cách nào.
- Sự loại bỏ sẽ được chấp thuận thông qua quá trình loại bỏ hiện vật khỏi bảo tàng.
e) Sự nhượng lại
Bảo tàng Nova Scotia có thể yêu cầu có được các đồ tạo tác hoặc các mẫu vật từ các bộ, cục hoặc các cơ quan thuộc Chính phủ Nova Scotia. Sự nhượng lại phải được hỗ trợ bằng văn bản. Quá trình nhượng lại bao gồm các vật được xếp loại tài sản quý theo Luật tìm được các đồ vật quý của tỉnh (trích Luật Nova Scotia được sửa đổi vào năm 1967, c.314). Một mẫu vật điển hình cho bộ sưu tập các đồ vật quý sẽ được lựa chọn như biểu tượng về sự trung thành và được chuyển tới Bảo tàng Nova Scotia để lưu dữ đại diện cho người dân Nova Scotia.
f) Trong nội bộ
Các đồ vật được tạo ra hoặc được sử dụng trong nội bộ Bảo tàng Nova Scotia có thể lần lượt được đưa vào trong bộ sưu tập.
g) Được tìm thấy trong bộ sưu tập
Các đồ vật chưa được tiếp nhận vẫn được xem như các đồ tạo tác hoặc các mẫu vật trong thời gian dài không tìm được các tài liệu liên quan sẽ được xem như “đã tìm thấy trong bộ sưu tập”. Những đồ vật này sẽ được đưa vào trong bộ sưu tập sau khi hoàn tất quá trình tiếp nhận.
3.4. Giấy biên nhận thuế thu nhập và định giá
Giấy biên nhận thuế thu nhập đối với đồ tạo tác hoặc mẫu vật, bao gồm các giấy biên nhận đối với bộ sưu tập hiện đang được trưng bày, luôn sẵn có đối với tất cả các nhà bảo trợ bao gồm các thành viên của bảo tàng. Giấy biên nhận phản ánh giá trị thực trên thị trường tại thời điểm thu thập, được quyết định thông qua quá trình định giá.
Bảo tàng Nova Scotia sẽ không xuất bất kỳ một hóa đơn thuế nào trước khi ký kết Hợp động thỏa thuận cho tặng. Nếu việc định giá không được thực hiện trước khi ký kết Hợp đồng thỏa thuận cho tặng, hoạt động này sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của NSM.
Tổng giám đốc điều hành, người luôn phải giữ bản sao về hóa đơn thuế ký tất cả các hóa đơn thuế đó.
Một nhân viên có khả năng của bảo tàng có thể tiến hành định giá đối với một món quà theo giá thị trường khoảng 1000 đô la. Khi vượt quá giá trị này, một nhân viên có khả năng có thể định giá nếu có bất kỳ khó khăn nào trong việc tìm người định giá độc lập hoặc nếu giá cả không hợp lý. (Cục Thuế và Hải quan Canada, Thuế Quà tặng và Thu nhập, trang 113 (e), được sửa đổi năm 2000) Trong mọi trường hợp có thể, việc định giá đối với một món quà có giá trị hơn 1000 đô la được đề xuất thực hiện bởi một định giá viên không có sự thân thiết với cả hai bên NSM và người cho tặng.
Chi phí cho hoạt động định giá bên ngoài vì mục đích thuế thu nhập nhìn chung sẽ được tính bởi tổ chức khi được phép tạo nguồn thu tài chính. Nói cách khác, NSM sẽ đàm phán với người cho tặng.
Bảo tàng Nova Scotia không thực hiện các hoạt động định giá được trả hoặc không được trả bởi sự tham gia của bên thứ ba. Các nhân viên của bảo tàng sẽ không xuất hiện trước công chúng như một nhà thương lượng, một định giá viên hoặc người bán đấu giá nhưng có thể cung cấp danh sách những người này dưới hình thức danh sách này không cần phải xác nhận.
Áp dụng chúng chỉ Tài sản văn hóa cho mục đích thuế thu nhập có thể được thực hiện đối với các đồ tạo tác và mẫu vật có tầm quan trọng lớn và có ý nghĩa trọng đại với quốc gia. Nhà quản lý bộ sưu tập, Người trông giữ Bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm sẽ thực hiện quá trình này. Tổng giám đốc điều hành sẽ đệ trình tất cả những ứng dụng và gửi thư tín tới Ban Quản lý Xuất khẩu Tài sản Văn hóa Canada.
4. Dẫn chứng bằng tư liệu
NSM phải dẫn chứng một cách chính xác và chi tiết về bộ sưu tập để công nhận về giá trị và tầm quan trọng của nó, đồng thời hoàn thành vai trò là người quản lý của tổ chức này. Những dẫn chứng bằng tư liệu có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển, nghiên cứu, bảo tồn và diễn giải bộ sưu tập. Dẫn chứng bằng tư liệu là trách nhiệm của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập hoặc Người phụ trách bảo tàng và các nhân viên khác có chức năng tương đương. Quá trình dẫn chứng bằng tư liệu bao gồm những thông tin dưới dạng bản cứng và bản mềm (*), phương tiện nghe nhìn, minh họa bằng đồ thị liên quan đến đặc điểm nhận dạng, địa thế, sự minh chứng và sự nhượng lại tên của đồ tạo tác và mẫu vật về mặt pháp lý trong bộ sưu tập và các thông tin liên quan khác về tầm quan trọng, chức năng, đặc điểm, điều kiện và cách sử dụng sau khi thu thập. (* Hệ thống Quản lý Thông tin Bảo tàng (MIMS) lưu giữ bản mềm về bộ sưu tập đồ tạo tác và mẫu vật).
Khi được đưa vào trong bộ sưu tập, mỗi đồ tạo tác và mẫu vật phải được miêu tả đầy đủ các chi tiết để tạo điều kiện cho quá trình khôi phục mọi hư hại.
Bất kỳ thay đổi về điều kiện hoặc cách chăm sóc đối với đồ tạo tác hoặc mẫu vật sẽ được thông báo bằng văn bản.
Những thay đổi nhất thời hoặc lâu dài về tình trạng của đồ tạo tác hoặc mẫu vật như tiền phí tổn, sự loại bỏ mẫu vật ra khỏi bảo tàng, hoặc sự chuyển sang một bộ sưu tập hiện đang được trưng bày, đều phải thông báo bằng văn bản.
NSM sẽ sử dụng các tiêu chuẩn, phương pháp và quy định đã được chấp nhận và đồng nhất thực hiện để lưu trữ tài liệu về bộ sưu tập. Quá trình dẫn chứng bằng tư liệu luôn phải được duy trì.
Thông thường, việc dẫn chứng bằng tư liệu vốn đã được xem như một phần trong bộ sưu tập. Các tài liệu có tính chất pháp lý liên quan đến việc thu thập phải được lưu giữ bằng bản cứng và bộ sao chép được lưu giữ tại vị trí ngoài khu vực bảo tàng. Các tài liệu được sao chép từ bản mềm được lưu giữ tại Hệ thống Quản lý Thông tin Bảo tàng (MIMS) phải được duy trì thường xuyên và lưu giữ ngoài hệ thống. Những dẫn chứng bằng tư liệu phải được duy trì trong môi trường an toàn và ổn định.
Trong khi một vài tài liệu bị giới hạn theo Luật Tự do thông tin và Bảo về bản quyền của tỉnh (FOIPOP), NSM nên đảm bảo rằng công chúng dễ dàng tiếp cận với các thông tin về bộ sưu tập.
5. Bảo tồn
NSM có trách nhiệm bảo tồn lâu dài cho các bộ sưu tập trừ trường hợp các đồ tạo tác và mẫu vật được chỉ định là “bản sao của bộ sưu tập”. Các trường hợp này bao gồm các đồ tạo tác và mẫu vật được trùng tu, đang được trưng bày, được sử dụng trong các chương trình và nghiên cứu, đang được cho mượn và đang trong quá trình quá cảnh. Trong tất cả mọi hoạt động này, NSM sẽ thực hiện theo Chính sách Bảo tồn Bộ sưu tập cho Bảo tàng Nova Scotia (1997).
Bảo tồn bộ sưu tập là trách nhiệm trực tiếp của Giám đốc đơn vị, Nhà Quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được chỉ định và các nhân viên khác có chức năng liên quan. Tuy nhiên, tất cả các nhân viên và tình nguyện viên phải cùng chia sẻ thực hiện trách nhiệm này.
6. Cách sử dụng
Bảo tàng Nova Scotia cam kết sẽ bảo tồn lâu dài cho các đồ tạo tác và mẫu vật trong bộ sưu tập. Tuy nhiên, phải cân bằng giữa hoạt động bảo tồn bộ sưu tập và sử dụng bộ sưu tập cho nghiên cứu, trưng bày, các mục đích giáo dục, quảng bá và thương mại.
Bảo tàng Nova Scotia nắm bắt được phương thức tiếp cận và sử dụng bộ sưu tập từ phía nhân viên và công chúng, tăng cường cẩn trọng đối với những mối nguy cơ xảy ra với đồ tạo tác và mẫu vật đồng thời yêu cầu kiểm soát một cách hợp lý bộ sưu tập.
Ảnh minh họa. (Nguồn: museum.novascotia.ca)
Việc tiếp cận với bộ sưu tập phải được thực hiện trong suốt các buổi trưng bày, các chương trình, sự kiện, các tài liệu xuất bản, các tư liệu, các tài liệu nghiên cứu, nguồn tin truyền thông và các cuộc tư vấn với các nhân viên phụ trách bảo tàng. Luật Tự do thông tin và Bảo vệ bản quyền hạn chế sự tiếp cận đối với một vài thông tin, bao gồm những thông tin liên quan đến vị trí của khu di tích lịch sử văn hóa hoặc tự nhiên dễ bị xâm hại. Quá trình tiếp cận và sử dụng đối với các đồ tạo tác khảo cổ học và cổ sinh vật học phải được xem xét dưới góc độ linh cảm văn hóa.
Hành động tiếp cận và sử dụng súng cầm tay bị nghiêm cấm theo luật pháp của liên bang.
Bộ sưu tập phải được tổ chức và quản lý theo phương thức có thể tiếp cận và sử dụng một cách dễ dàng cho mọi mục đích phù hợp với mục tiêu phát triển của NSM.
6.1. Nhân viên tiếp cận với bộ sưu tập
Mức độ tiếp cận của nhân viên bảo tàng với bộ sưu tập do Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm quyết định. Hoạt động này có thể liên quan đến cách thức tiếp cận trực tiếp hoặc qua tìm hiểu về bộ sưu tập.
6.2. Sử dụng bộ sưu tập phục vụ công chúng
Bảo tàng Nova Scotia cho phép sử dụng bộ sưu tập ở mức hạn chế đối với công chúng vì các mục đích thương mại và phi thương mại. Hoạt động này có thể liên quan đến cách thức tiếp cận trực tiếp hoặc qua tìm hiểu về bộ sưu tập.
Cách tiếp cận trực tiếp bằng cơ thể đối với đồ tạo tác và mẫu vật được cung cấp cho công chúng thông qua các buổi trưng bày, các chương trình, sự kiện và các buổi lưu diễn. Các yêu cầu khác về cách tiếp cận trực tiếp này sẽ được xem xét đối với từng cá nhân (ví dụ, theo các khoản phụ phí, yêu cầu của cá nhân, các tình huống sử dụng phải trả phí).
Cách tiếp cận qua tri thức về bộ sưu tập thông qua các tư liệu, hình ảnh, các nguồn thông tin khác có thể được yêu cầu trong quá trình xuất bản các ấn phẩm, quá trình nghiên cứu, thông tin điện tử, cuộc trưng bày, quảng bá, sử dụng cho mục đích cá nhân, truyền thông, điện ảnh và quảng cáo.
Cách tiếp cận và sử dụng bộ sưu tập phải tuân theo sự chỉ dẫn của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm và nhìn chung phải được cung cấp cho tất cả mọi người có thể có nhu cầu đối với việc tìm hiểu bộ sưu tập.
Các yếu tố quyết định bao gồm:
- Điều kiện của đồ tạo tác hoặc mẫu vật
- Nguy cơ đối với đồ tạo tác hoặc mẫu vật
- Vị trí
- An ninh
- Nguy hiểm đến sức khỏe và mức độ an toàn
- Bản quyền
- Quyền của nhà nghệ thuật
- Sử dụng có mục đích
- Chuyên môn của người thẩm tra
- Các nguồn nhân lực và tài chính sẵn có
Cơ cấu tiếp cận và chi phí cho sử dụng bộ sưu tập cho các mục đích thương mại phải được thực hiện theo các chính sách cụ thể và kế hoạch thu phí.
Để đáp ứng vai trò là đơn vị được sự ủy nhiệm của ngành giáo dục, Bảo tàng Nova Scotia hỗ trợ việc sử dụng cơ cấu giảm trừ phí.
Bất kỳ thỏa thuận nào liên quan đến sử dụng bộ sưu tập phải được ghi lại bằng văn bản, có sự ký kết của cả hai bên và được sự thông qua của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm. Bảo tàng Nova Scotia phải được thông báo về bất kỳ hình thức sử dụng nào đối với bộ sưu tập.
6.3. Bản sao bộ sưu tập
Bảo tàng Nova Scotia thừa nhận giá trị sử dụng đồ tạo tác và mẫu vật trong các chương trình vì cộng đồng và giáo dục. Các chương trình này yêu cầu các đồ vật có thể được giám sát hoặc quản lý bởi các nhân viên, tình nguyện viên, công chúng và được sử dụng hết chức năng của các đồ vật này. Để đáp ứng nhu cầu này, NSM đã tạo ra bản sảo của bộ sưu tập. Các nhân viên phụ trách bộ sưu tập sẽ tư vấn về cách thức sử dụng hợp lý đối với những đồ tạo tác và mẫu vật này.
Quyết định của người phụ trách bảo tàng sẽ dẫn đến sự ra đời của bản sao cho bộ sưu tập đồng thời có thể cũng dẫn đến giảm mức độ quan tâm, giảm tư liệu trong quá trình thu thập, bảo tồn và trùng tu đối với bộ sưu tập.
6.3.1. Thiết kế một đồ tạo tác hoặc mẫu vật
Quyết định chọn lựa một đồ tạo tác hoặc mẫu vật như một phần trong bản sao của bộ sưu tập sẽ do Ủy ban kiểm tra đưa ra bao gồm ít nhất hai thành viên do Giám đốc đơn vị bổ nhiệm. Ủy ban này sẽ bao gồm ít nhất một trong các thành viên sau: Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm có trách nhiệm với bộ sưu tập và các nhân viên khác có chức năng liên quan đến bộ sưu tập. Việc chuyển một đồ tạo tác hoặc mẫu vật từ bộ sưu tập gốc phải được sự cho phép của Giám đốc đơn vị.
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật được lựa chọn là một phần trong bản sao của bộ sựu tập phải:
- Đáp ứng được nhu cầu của chương trình
- Phù hợp với chương trình
- Được thể hiện theo cách thức có thể tận dụng hết chức năng sử dụng của nó (ví dụ một bản phô tô không vì mục đích riêng, vượt xa với những thể hiện trong bộ sưu tập)
- An toàn khi sử dụng
- Không vi phạm pháp luật (ví dụ mang theo súng cầm tay)
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật được cho tặng khi được sử dụng riêng cho bản sao của bộ sưu tập phải được xác định theo Hợp đồng về quà cho tặng. Khi một đồ tạo tác hoặc mẫu vật được chuyển tới bản sao của bộ sưu tập, những lý do cho sự thay đổi về tình trạng bộ sưu tập phải được thông báo bằng văn bản. Tất cả các đồ tạo tác và mẫu vật cần cho bản sao của bộ sưu tập phải được đăng ký và chụp hình tuân theo các tiêu chuẩn của bảo tàng. Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật trong bản sao của bộ sưu tập phải được ghi rõ hiện trạng được sử dụng trong bản sao và tài liệu về bộ sưu tập này sẽ chỉ rõ trình trạng của các đồ vật khi được đưa vào bản sao của bộ sưu tập.
6.3.2. Sự loại bỏ một đồ tạo tác hoặc mẫu vật ra khỏi bản sao của bộ sưu tập
Khi một đồ tạo tác hoặc mẫu vật trong bản sao của bộ sưu tập không còn cần thiết hoặc hữu ích nữa, nó phải được loại bỏ tuân theo các quy đinh tại mục 11.0 của chính sách này hoặc đưa trả về bộ sưu tập gốc.
6.4. Các tài liệu khác
Các đồ vật có thể được yêu cầu sử dụng cho các chương trình giáo dục, triển lãm, đồ dùng sân khấu, các bộ phận thay thế hoặc cho các mục đích như đào tạo hoặc phân tích. Các đồ vật này được xem như nằm trong một phần của bộ sưu tập.
6.5. Thay đổi vị trí
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật được di chuyển trong Bảo tàng Nova Scotia vì nhiều lý do khác nhau. Một vài sự thay đổi vị trí chỉ diễn ra trong thời gian ngắn và một số khác trong thời gian dài.
Khi một đồ tạo tác hoặc mẫu vật được di chuyển trong thời gian ngắn, bất kỳ dẫn chứng tư liệu nào bao gồm các tài liệu thu thập hoặc hình ảnh, phải được giữ nguyên bản gốc, sự thay đổi về vị trí phải được báo cáo trong hồ sơ về đồ tạo tác.
Khi một đồ tạo tác hoặc mẫu vật được di chuyển trong thời gian dài, các tài liệu về cách thức tiếp cận hoặc hệ thống mục lục hồ sơ liên quan phải gửi về nơi đến; Nơi lưu giữ bản gốc phải duy trì một bản phô tô tài liệu vì mục đích kiểm toán.
7.Các hoạt động cho mượn
7.1. Các hoạt động cho mượn đối với Bảo tàng
Bảo tàng Nova Scotia mượn các đồ tạo tác và mẫu vật để phục vụ cho buổi trưng bày, nghiên cứu hoặc các mục đích khác phù hợp với nhiệm vụ được ủy thác của NSM hoặc trong thời gian nhất định.
Bảo tàng Nova Scotia tiến hành mượn từ các tổ chức và cá nhân. Trước khi thỏa thuận cho mượn được ký kết, NSM phải nỗ lực một cách nghiêm túc, cẩn trọng và thể hiện bằng văn bản khi thiết lập quyền sở hữu. Người cho mượn có quyền sở hữu hợp pháp với đồ tạo tác hoặc mẫu vật. Thỏa thuận cho mượn, đặc biệt được sử dụng cho các hoạt động có mục đích phải được hoàn thiện sau khi có các hiện vật và tiến hành mua bán và được sự đồng ý của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được Giám đốc đơn vị bổ nhiệm.
Bảo tàng Nova Scotia sẽ cung cấp tiêu chuẩn chăm sóc và đảm bảo an toàn cho các đồ tạo tác và mẫu vật dựa trên việc cho NSM mượn như từng được áp dụng cho các đồ tạo tác và mẫu vật trong bộ sưu tập. Quá trình bảo tồn sẽ không được thực hiện đối với các đồ tạo tác và mẫu vật được cho mượn mà không được gửi văn bản thông tin đến trước cho NSM từ người chủ sở hữu. Bất kỳ hoạt động bảo tồn nào phải được thông qua bằng văn bản. Trong các trường hợp đặc biệt, một đồ vật được mượn có thể không được trả lại cho người cho mượn sau khi đã cố gắng một cách nghiêm túc, liên tục và thông báo bằng văn bản, nó nên được đối xử như một đồ vật bị bỏ đi theo Điều 3.3 Luật Ủy thác công cộng. Khi Bảo tàng Nova Scotia mượn đồ vật và tiến hành trưng bày chúng từ một tổ chức khác, Bảo tàng phải tuân thủ các quy định do tổ chức cho mượn đưa ra. Khi Bảo tàng Nova Scotia mượn đồ vật từ các cá nhân hoặc từ các tổ chức không có các quy định về cho mượn hoặc thủ tục liên quan, các hoạt động này sẽ tuân theo các quy định của Bảo tàng Nova Scotia.
Các khoản vay bằng thu nhập phải được thông báo đầy đủ bằng văn bản. Hồ sơ sẽ bao gồm một bản phô tô hợp đồng cho vay đã được ký và các thông tin liên quan đến giá trị và điều kiện.
Các hồ sơ này phải được lưu giữ trong thời gian dài.
Thiết lập giá trị của đồ vật vì mục đích bảo hiểm là trách nhiệm của bên cho vay.
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật được di chuyển bên trong nội bộ Bảo tàng Nova Scotia, trong thời gian ngắn hạn và dài hạn không được xem xét đến các khoản vay (xem mục 8.5).
7.2. Các hoạt động cho mượn từ Bảo tàng
Bảo tàng Nova Scotia thường cho các tổ chức mượn các đồ tạc tác và mẫu vật. Các hoạt động cho mượn này không được thực hiện với các cá nhân. Mục đích của hoạt động cho mượn phải phù hợp với lợi lích của NSM và không đặt ra những mỗi nguy hiểm cho các đồ tạo tác hoặc mẫu vật. Các hoạt động cho mượn được thực hiện trong khoảng thời gian cụ thể.
Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm có trách nhiệm đảm bảo ràng những người mượn hoặc sử dụng đồ vật cho bất kỳ mục đích nào có thể cung cấp sự chăm sóc cần thiết. Các cá nhân trong cả hai tổ chức mượn và cho mượn cùng chịu trách nhiệm về hoạt động giao dịch này phải được trao quyền thực hiện. Tất cả các khoản cho vay từ Bảo tàng Nova Scotia phải được sự đồng ý của Giám đốc đơn vị hoặc người được bổ nhiệm.
Các mẫu vật có giá trị về lịch sử tự nhiên thường không được tiến hành cho mượn.
Thỏa thuận thuê mượn với các đôn vị bên ngoài bảo tàng phải được thông báo bằng văn bản. Hồ sơ sẽ bao gồm một bản phô tô hợp đồng cho mượn đã được ký và các thông tin liên quan đến giá trị và điều kiện.
Các hồ sơ này phải được lưu giữ trong thời gian dài.
Bảo tàng Nova Scotia có quyền không cho mượn các đồ tạo tác hoặc mẫu vật.
Bảo tàng Nova Scotia cung cấp bảo hiểm cho các bộ sưu tập và các bộ sưu tập cho NSM thuê mượn và các bộ sưu tập NSM thuê mượn từ các tổ chức. NSM thực hiện các loại bảo hiểm bao gồm các tài sản có lớp phủ bề mặt, các tác phẩm tạo hình, các đồ vật liên quan đến vùng biển và đảm bảo về mặt pháp lý đối với các tài sản này. Trong những tình huống nhất định sẽ có thể cần thêm các loại bảo hiểm khác. Giám đốc đơn vị hoặc người được bổ nhiệm chịu trách nhiệm về đảm bảo giá trị thực của bộ sưu tập, các chi phí phụ khi cần thiết và cung cấp các hoạt động xác định giá trị của các đồ vật cho các mục đích bảo hiểm.
8. Bảo hiểm
Trong Bảo tàng Nova Scotia, có giả định rằng không được phép loại bỏ các đồ vật đã được đánh giá ra khỏi bộ sưu tập. Tuy nhiên, NSM xác định rằng có những tình huống khi quá trình thu hồi được thực hiện có thể giúp xác định lại chất lượng, nâng cao tính xác thực của bộ sưu tập đối với bảo tàng.
Hoạt động thu hồi phải được thực hiện tuân theo các tiêu chuẩn và nội quy chuyên môn ở mức cao nhất và không chịu ảnh hưởng của các cá nhân hoặc tự ý làm theo sở thích. Quá trình thu hồi phải được thực hiện với sự cẩn trọng và kiểm soát kỹ lưỡng, đồng thời đòi hỏi phải có sự rà soát về mặt tổ chức và được Ban điều hành thông qua để đảm bảo hệ thống kiểm tra và sự công bằng.
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật phải được thông báo bằng văn bản hoàn chỉnh theo các lý do mà từ đó dẫn đến quá trình thu hồi và các quá tình khác liên quan. Các tài liệu này phải được NSM lưu giữ.
Bất kỳ sự loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật sẽ được thực hiện theo Luật Loại bỏ tài sản quý giá và các quy định của Luật. Nỗ lực lớn và được ghi nhận bằng văn bản phải được duy trì để lưu giữ các đồ vật bị loại bỏ tại nơi công cộng.
9. Loại bỏ đồ tạo tác và mẫu vật
9.1 Tiêu chuẩn loại bỏ
Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm là những người đưa ra đề xuất loại bỏ phải có khả năng thể hiện rõ sự cần thiết của việc loại bỏ tuân theo một hoặc nhiều hơn các tiêu chuẩn sau:
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác gây nguy hiểm về thể chất hoặc nguy cơ tiềm ẩn đe dọa sức khỏe của nhân viên hoặc công chúng.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác không nằm trong nhiệm vụ được ủy thác của NSM và các mục tiêu phát triển bộ sưu tập.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác bị hư hỏng hoặc bị hư hại tới mức nó không thể phục vụ một cách hữu ích hoặc đe dọa đến quá trình bảo tồn với các nhân tố khác trong bộ sưu tập hoặc cấu trúc của bảo tàng.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác là bản sảo không có mục đich rõ ràng, quá trình chứng minh và các tài liệu khác phải được xem xét khi quyết định sử dụng trạng thái của bản sao.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác đại diện cho một loại hình đặc biệt trong bộ sưu tập; quá trình chứng minh và các tài liệu khác phải được xem xét khi trình bày rõ ràng việc xác định mẫu vật hoặc đồ tạo tác.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác được chứng minh là lừa đảo, không theo nội quy của tổ chức và vi phạm pháp luật.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác bị nhận dạng sai hoặc được tìm thấy trong tình trạng làm giả, lừa đảo hoặc sao chép không có mục đích rõ ràng.
- Khả năng tìm hiểu thông qua việc phân tích quá trình phá hủy của đồ vật sẽ chứng minh việc nó mất đi khỏi bộ sưu tập. NSM sẽ không loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật theo yêu cầu của người cho tặng hoặc người bán.
- Đồ tạo tác hoặc mẫu vật có thể bị loại bỏ khỏi bộ sưu tập do yêu cầu hồi hương.
9.2 Các điều kiện loại bỏ
Khi quá trình loại bỏ được thực hiện, NSM phải đảm bảo rằng:
- Bảo tàng có tên chính xác và rõ ràng của đồ vật hoặc trong trường hợp đồ vật không có ít hoặc không có đủ thông tin làm bằng chứng, bảo tàng có thể chứng minh rằng NSM đã tiến hành kiểm tra một cách nghiêm túc, liên tục và được lưu giữ bằng văn bản để xác định quyền sở hữu.
- Không có những hạn chế về mặt pháp luật hoặc thủ tục pháp lý nghiêm cấm việc loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật.
- Đồ vật được đề xuất như là một đồ tạo tác hoặc mẫu vật cho các bảo tàng khác trực thuộc bảo tàng Nova Scotia.
- Đồ vật theo yêu cầu hồi hương một cách hợp lý theo kế hoạch trong tương lai sẽ không được xem xét loại bỏ vì bất kỳ lý do nào khác.
- Những lý do để loại bỏ bất kỳ đồ tạo tác hoặc mẫu vật ra khỏi bộ sưu tập phải được trình bày bằng văn bản tuân theo các tiêu chuẩn cao nhất về mặt chuyên môn và hồ sơ phải được lưu giữ nhằm mục đích các lý do cho hành động này có thể được thông tin trong tương lai.
- Nếu đồ tạo tác hoặc mẫu vật không có được tài liệu chứng minh giá trị của nó, NSM phải nỗ lực một cách nghiêm túc, cẩn trọng và thể hiện bằng văn bản khi tìm hiểu về nó trước khi xem xét đến quá trình loại bỏ.
9.3. Quá trình loại bỏ
Quá trình loại bỏ được bắt đầu bằng văn bản đệ trình với các tài liệu hỗ trợ và các phương thức đề xuất khi loại bỏ. Đề nghị này phải được đưa ra với sự tư vấn của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được Giám đốc đơn vị bổ nhiệm, Tổng Giám đốc điều hành và Ban Quản trị.
9.4. Phương pháp loại bỏ
Cần phải nỗ lực để duy trì một đồ tạo tác hoặc mẫu vật bị loại bỏ tại khu vực công cộng bằng cách đề xuất nó với các bảo tàng, trường đại học hoặc các tổ chức công khác (dưới hình thức trao tặng như một món quà hoặc trao đổi hoặc bán) trước khi bán cho những người khác. Nên cân nhắc việc duy trì đồ tạo tác hoặc mẫu vật trong cộng đồng, trong Nova Scotia và sau đó trong đất nước Canada theo khu vực nơi liên quan đến nó nhiều nhất. Thành viên trong Ban điều hành, nhân viên hoặc tình nguyện viên, bao gồm người trực tiếp hoặc đang quản lý các cơ sở trực thuộc tại địa phương, các thành viên trong gia đình họ hoặc đối tác kinh doanh và các tổ chức liên gắn liền với hỗ trợ về tiền mặt hoặc hiện vật có thể tiếp nhận thông qua nhiều cách khác nhau bất kỳ đồ tạo tác hoặc mẫu vật bị Bảo tàng Nova Scotia loại bỏ.
Các phương pháp sau có thể được xem xét để tiến hành loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật:
a) Trao đổi trong nội bộ Bảo tàng Nova Scotia khi không sử dụng cho bộ sưu tập
b) Quá tặng cho các bảo tàng, trường đại học hoặc tổ chức công cộng khác
c) Trao đổi với các bảo tàng, trường đại học hoặc tổ chức công cộng khác
d) Bán
NSM có thể bán đồ vật bị loại bỏ và nên cố gắng trong khả năng có thể thiết lập giá bán dựa trên giá thị trường. Sự loại bỏ bằng cách bán nhằm cho các đối tượng được ưu tiên bao gồm:
- Bảo tàng, trường đại học hoặc tổ chức công
- Người trả giá cao nhất tại cuộc bán đấu giá công khai trước công chúng hoặc người mua
- Người buôn bán có tiếng và thành công
- Bán với giá trị là phế liệu
Để đảm bảo rằng hoạt động bán được công khai và công bằng, các cuộc sắp xếp việc bán công khai các đồ vật của NSM sẽ tuân theo Luật Loại bỏ tài sản quý giá và các quy định của Luật này.
e) Phá hủy
Sự loại bỏ đồ tạo tác bằng cách phá hủy sẽ được phép nếu
- Đồ vật nguy hiểm hoặc gây ra mối đe dọa đến nhân viên, công chúng hoặc bộ sưu tập.
- Đồ vật bị phá hủy hoặc hư hỏng đến mức nó không còn phục vụ cho bất kỳ mục đích nào khác.
- Tất cả những nỗ lực đã được thực hiện để loại bỏ đồ vật thông qua các phương pháp khác.
Quá trình phá hủy phải có hai nhân chứng.
f) Thu hồi
Theo Cục Thuế và Hải quan Canada, Bảo tàng Nova Scotia không thể trả lại đồ tạo tác hoặc mẫu vật về người đã cho tặng, dù hóa đơn thuế đã được xuất. Đồ tạo tác hoặc mẫu vật có thể được trả lại cho người chủ hợp pháp nếu nó được xác định rằng NSM không có quyền sở hữu hợp pháp hoặc do quá trình hồi hương.
9.5. Kế hoạch thông tin về quá trình thu hồi
NSM phải tạo dựng một kế hoạch thông tin cho công chúng khi đồ tạo tác hoặc mẫu vật được đề xuất bị loại bỏ khỏi bộ sưu tập. Kế hoạch phải xác định mục đích và hoàn cảnh để thực hiện quyết định loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật. Bảo tàng trực thuộc NSM đưa ra đề xuất loại bỏ phải chịu trách nhiệm về lập kế hoạch và đệ trình lên Tổng Giám đốc để được thông qua. Bảo tàng Nova Scotia có thể trả về nước các đồ tạo tác hoặc mẫu vật theo các nguyên tắc và chỉ dẫn thực hiện đã được quy định trong Hướng dẫn thực hiện nội quy của Hiệp hội Bảo tàng Canada và trong Tuyên bố của Hiệp hội Khảo cổ học Canada về các nguyên tắc ứng xử đối với người thổ dân.
Bảo tàng Nova Scotia (NSM) là bảo tàng phi tập trung lớn nhất ở Canada, bao gồm 27 bảo tàng các lĩnh vực khác nhau hoạt động trực thuộc tỉnh Nova Scotia (Canada). Bảo tàng cung cấp cho người dân tỉnh Nova Scotia và du khách khi đến tỉnh các cơ hội để trải nghiệm và tìm hiểu di sản văn hóa và thiên nhiên của Nova Scotia.
Ảnh minh họa. (Nguồn: museum.novascotia.ca)
2. Trách nhiệm của đội ngũ nhân viên và tình nguyện viên
Tổng Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với bộ sưu tập và thông qua các giám đốc chi nhánh đảm bảo rằng các chính sách quản lý, chỉ dẫn, quy định và các tiêu chuẩn về quản lý bộ sưu tập được xây dựng và thực hiện đầy đủ. Giám đốc đơn vị, nhà quản lý bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm chịu trách nhiệm về đảm bảo rằng bất kỳ ai làm việc với bộ sưu tập đều phải hiểu về các chính sách và quy định pháp lý. Toàn bộ các nhân viên và tình nguyện viên trong Bảo tàng Nova Scotia nhất quán tuân theo các quy định và các tiêu chuẩn này.
Quy tắc ứng xử đối với các công chức đang làm việc tại Bảo tàng Nova Scotia quy định các tiêu chuẩn về hành vi ứng xử của mỗi cán bộ công chức.
Giám đốc điều hành mỗi đơn vị giao phó trách nhiệm phát triển và lưu giữ các bộ sưu tập cho nhà quản lý các bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm. Các bộ phận quản lý bộ sưu tập trong Bảo tàng Nova Scotia chịu trách nhiệm chính và trực tiếp về việc tiếp nhận, bảo tồn và lưu trữ dữ liệu về bộ sưu tập. Việc phát triển, quản lý và bảo tồn các bộ sưu tập tại đơn vị trực thuộc Bảo tàng Nova Scotia tại từng địa phương là trách nhiệm của đội ngũ cán bộ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử. Các bảo tàng địa phương trực thuộc có đội ngũ nhân viên được bổ nhiệm sẽ có trách nhiệm lớn hơn đối với bộ sưu tập. Các trách nhiệm liên quan đến quản lý bộ sưu tập đối với Hiệp hội quản lý bộ sưu tập tại địa phương và Bảo tàng Nova Scotia được quy định trong các văn bản hướng dẫn hoạt động tại đơn vị.
Đội ngũ nhân viên và người tình nguyện sẽ cố gắng để duy trì các đồ tạo tác, vật mẫu và các tài liệu về bộ sưu tập trong một môi trường giúp bảo tồn các bộ sưu tập này. Các tiêu chuẩn thay đổi tùy theo bản chất của bộ sưu tập, các điều kiện về trưng bày hoặc lưu giữ; các tiêu chuẩn này được quy định trong Chính sách quản lý các bộ sưu tập của NSM, Quy chế và Hướng dẫn thi hành liên quan đến chính sách này.
Ảnh minh họa. (Nguồn: museum.novascotia.ca)
Tất cả các nhân viên và người tình nguyện chịu trách nhiệm duy trì hoạt động an ninh đối với việc lưu giữ các bộ sưu tập. Hoạt động này bao gồm những mất mát hoặc sự vi phạm an ninh phải được thông tin từ Giám đốc đơn vị tới Tổng giám đốc điều hành. Trong một vài trường hợp (ví dụ có mang súng cầm tay) cần phải báo cho cảnh sát để điều tra.
Nhà quản lý bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm sẽ đảm bảo rằng các đồ tạo tác hoặc vật mẫu có khả năng gây nguy hiểm cho công chúng, nhân viên bảo tàng, những người tình nguyện, môi trường hoặc bộ sưu tập sẽ được quản lý và cất giữ một cách nghiêm ngặt. Tất cả các quy định về an toàn (ví dụ OHS - An toàn và sức khỏe trong lao động, WHMIS - Hệ thống thông tin vật liệu nguy hiểm tại nơi làm việc) phải được áp dụng. Nhà quản lý bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm sẽ đảm bảo rằng các nhân viên và người tình nguyện - những người có thể tiếp cận với bộ sưu tập phải được đào tạo và sử dụng tốt các hệ thống chăm sóc và quản lý tại bảo tàng.
2.1. Nội quy của bảo tàng
Trong tất cả các hoạt động liên quan đến quản lý các bộ sưu tập, lợi ích của người lao động phải đặt trong mối tương quan chung với mục đích phát triển của Bảo tàng Nova Scotia. Nếu có sự mâu thuẫn, những lợi ích của NSM sẽ được ưu tiên. Bảo tàng Nova Scotia hoạt động theo các tiêu chuẩn nghề nghiệp và nội quy đã được thiết lập. Ban Quản lý Bảo tàng Nava Scotia thông qua Quy định hướng dẫn thực hiện nội quy của Hiệp hội Bảo tàng Canada (1999). Hiện nay, văn bản này nằm trong Chính sách Quản lý các bộ sưu tập, Quy định và Hướng dẫn thi hành liên quan đến chính sách. Sở Tư pháp của tỉnh Nova Scotia ưu tiên thực hiện các chính sách đối với Bảo tàng Nova Scotia và các chính sách của Bảo tàng Nova Scotia ưu tiên thực hiện nội quy lao động.
Bộ sưu tập thuộc Bảo tàng Nova Scotia bao gồm các đồ tạo tác, các vật mẫu đại diện cho lịch sử phát triển tự nhiên và lịch sử văn hóa của Nova Scotia cũng như các vật mẫu không thuộc về người Nova Scotia phải có chung các điều kiện nghiên cứu. Bộ sưu tập không bao gồm các di tích lịch sử. Bảo tàng Nova Scotia sưu tập trong bốn quận về lịch sự phát triển tự nhiên, lịch sử vùng biển, lịch sử phát triển kinh tế và lịch sử văn hóa, bao gồm nhân loại học và khảo cổ học.
Sự phát triển các bộ sưu tập sẽ đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của NSM.
Sự phát triển các bộ sưu tập sẽ tạo thế mạnh và xác định những yếu kém của bộ sưu tập theo như đánh giá của bộ phận phụ trách bảo tàng và chú trọng đến các dự án phát triển cũng như nhu cầu trong tương lai. Các chiến lược sẽ bao gồm kế hoạch và các cơ hội tiếp cận.
Trong quá trình phát triển các bộ sưu tập về lịch sử tự nhiên, các mục tiêu chính là lưu giữ và bảo tồn:
- Các mẫu vật của các động vật, thực vật, đá, khoáng sản, hóa thạch và những vật liên quan xuất hiện tại Nova Scotia.
- Các mẫu vật không xuất hiện tại Nova Scotia nhưng liên quan đến người Nova Scotia được đưa vào nghiên cứu, trưng bày và sử dụng vào mục đích thông tin, giáo dục.
Trong quá trình phát triển các bộ sưu tập về lịch sử văn hóa, các mục tiêu chính là lưu trữ và bảo tồn:
- Các đồ tạo tác được sản xuất tại Nova Scotia.
- Các đồ tạo tác được sử dụng tại Nova Scotia nhưng được sản xuất tại ở một nơi nào đó thuộc tỉnh.
- Các đồ tạo tác không được sản xuất hoặc được sử dụng tại Nova Scotia nhưng liên quan đến tỉnh, sẽ được đưa vào nghiên cứu, trưng bày và sử dụng vào mục đích thông tin, giáo dục.
- Các chiến lược về sưu tập của Bảo tàng Nova Scotia vì các lợi ích của cộng đồng, các tổ chức khu vực, quốc gia và quốc tế.
3. Sự tiếp nhận
Bảo tàng Nova Scotia có được các đồ tạo tác và mẫu vật thông qua nhiều phương thức khác nhau. Các nhân viên phải thực hiện quá trình tiếp nhận tuân theo các tiêu chuẩn cao nhất về nghề nghiệp và nội quy làm việc. Khi xem xét tiếp nhận một bộ sưu tập, NSM phải nỗ lực, cần mẫn và nghiêm túc sưu tập các tài liệu để thiết lập quyền sở hữu. Trong trường hợp biếu tặng hoặc vật để lại bằng chúc thư, mua hoặc trao đổi, tên của bộ sưu tập phải được chuyển sang cho NSM một cách rõ ràng. Không có các điều kiện hạn chế việc sử dụng bộ sưu tập đối với NMS trừ khi Giám đốc đơn vị trực thuộc đồng ý. Các điều kiện sử dụng không vi phạm pháp luật.
3.1. Các tiêu chuẩn tiếp nhận
Nói chung, Bảo tàng Nova Scotia sẽ cố gắng tiếp nhận các đồ tạo tác và các mẫu vật một cách đồng bộ và trong điều kiện sử dụng tốt và được thông tin rõ ràng đến chính quyền tỉnh và địa phương. Quyết định tiếp nhận đồ tạo tác hoặc mẫu vật sẽ được xem xét dựa trên các quá trình sau:
- Liên quan đến sự ủy nhiệm của Bảo tàng Nova Scotia và các mục tiêu phát triển bộ sưu tập.
- Tầm quan trọng, như mối liên kết với một sự kiện, con người, thời kỳ lịch sử hoặc khu vực địa lý.
- Thể hiện các chủ đề, quá trình, hoạt động và tiêu chí văn hóa với tầm quan trọng của tỉnh.
- Các kết quả nghiên cứu quan trọng tại Nova Scotia như mẫu vật và đồ vật được chứng nhận.
- Sự sẵn có về nguồn lực con người và tài chính đề tiếp nhận, thông tin, bảo tồn, tu tạo và trưng bày đồ tạo tác hoặc mẫu vật.
- Các cơ hội sử dụng, trưng bày, nghiên cứu và các yêu cầu khác.
- Điều kiện về vật chất lượng.
- Nhạy cảm văn hóa.
- Tài liệu truyền miệng và bằng văn bản hỗ trợ quá trình thiết lập quyền sở hữu, tính xác thực, nghiên cứu và sử dụng.
- Sự xuất hiện các mối đe dọa đối với người sử dụng hoặc đối với các nhân tố khác của bộ sưu tập.
- Sự xuất hiện hạn chế trong sử dụng hoặc sự sắp xếp.
- Tuân theo các trách nhiệm pháp lý đã được quy định trong Luật Bảo vệ Các địa điểm đặc biệt (1980).
- Tuân theo các quy định khác của pháp luật.
3.2. Thông qua quá trình tiếp nhận
Trách nhiệm tiếp nhận cuối cùng thuộc về Giám đốc đơn vị; Trách nhiệm này được quy định đối với Nhà quản lý các bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm. Ban Tiếp nhận với ít nhất hai thành viên được Giám đốc đơn vị bổ nhiệm trong đó phải bao gồm ít nhất một trong các thành viên sau: Nhà quản lý các bộ sưu tập, người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm chịu trách nhiệm đối với bộ sưu tập sẽ đưa ra quyết định tiếp nhận đồ tạo tác hoặc mẫu vật. Giám đốc có thể bổ nhiệm thành viên khác phù hợp với quá trình. Ban tiếp nhận sẽ không bao gồm các cá nhân biếu, tặng đồ tạo tác hoặc mẫu vật cho NSM. Trong một số trường hợp, Ban Quản lý sẽ đề xuất tiếp nhận bộ sưu tập. Những trường hợp này bao gồm:
- Mua bộ sưu tập với số tiền được trích ra từ Quỹ Trao tặng.
- Số tiền mua vượt quá 25.000 đô la.
- Cho tặng hoặc mua đối với các bộ sưu tập thuộc các lĩnh vực luôn gây tranh cãi (ví dụ: linh cảm văn hóa, đánh giá tiêu cực của công chúng).
Quá trình tiếp nhận đòi hỏi phải công khai kinh phí về nguồn lực, thời gian tiếp nhận hoặc các hoạt động như tu tạo, bảo tồn… trong tương lai đối với các bộ sưu tập.
Ảnh minh họa. (Nguồn: museum.novascotia.ca)
Hóa đơn xác nhận cho tặng hàng phải có chữ ký của hai bên để chứng minh việc chuyển đổi chủ sở hữu nếu đồ tạo tác hoặc mẫu vật được chấp nhận. Nếu đồ tạo tác hoặc mẫu vật bị từ chối, người chủ sẽ được thông báo và trong vòng 90 ngày để mang đồ vật về. Sau khi người chủ mang đồ vật về, sau thời hạn 90 ngày, nó sẽ bị loại bỏ theo chỉ dẫn và quy định của NSM như một tài sản bị bỏ rơi theo Mục 3.3 trong Đạo Luật quy định về thẩm quyền và nhiệm vụ của Tín Thác Viên.
3.3. Phương pháp tiếp nhận
Các đồ tạo tác và mẫu vật yêu cầu phải qua quá trình tập hợp, cho tặng hoặc vật để lại bằng chúc thư, mua, trao đổi và vận chuyển; một vài đồ tạo tác hoặc mẫu vật được kiểm tra trong nội bộ và được tìm thấy trong bộ sưu tập.
a) Thu thập:
Các mẫu vật hoặc đồ tạo tác phải được tập hợp bởi nhân viên bảo tàng hoặc những người khác thay mặt cho NSM, trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ trong lĩnh vực thu thập.
b) Các địa điểm đặc biệt trong quá trình thu thập
Luật bảo vệ các địa điểm đặc biệt trao quyền cho Bảo tàng Nova Scotia là đơn vị được ký thác cho tất cả các đồ khảo cổ học và cổ sinh vật học được tìm thấy ở Nova Scotia kể từ năm 1990. Giấy phép nghiên cứu về di sản do Bảo tàng Nova Scotia cấp yêu cầu khôi phục những đồ vật này.
NSM cũng có quyền quản lý đối với các đồ khảo cổ học và cổ sinh học do các cá nhân không được cấp quyền sở hữu khám phá được trong địa phương.
Các cá nhân có thể được pháp luật công nhận quyền sở hữu đối với các đồ khảo cổ học và cổ sinh vật học được thu thập tại Nova Scotia có giá trị lịch sử từ trước năm 1980. Do đó, đồ vật được tìm thấy yêu cầu phải có hình dạng giống với bất kỳ đồ tạo tác hay mẫu vật khác đã xuất hiện trước đó.
c) Mua
Đồ tạo tác hay mẫu vật phải được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, việc mua từ một thành viên trong Ban Điều hành, nhân viên, người tình nguyện hoặc cộng tác nghiên cứu của Bảo tàng Nova Scotia tại các địa điểm do trực tiếp hoặc tại địa phương, các thành viên gia đình họ hoặc bạn bè, hoặc một tổ chức mà trong đó cá nhân quan tâm đến mẫu vật yêu cầu phải được sự đồng ý của Giám đốc đơn vị và/hoặc Tổng giám đốc điều hành. Trong các trường hợp như vậy, Bảo tàng Nova Scotia sẽ thiết lập giá mua phản ánh đúng giá trị thực tế trên thị trường và tuân theo các chỉ dẫn về nội quy làm việc.
d) Trao đổi
Hoạt động trao đổi mẫu vật hoặc đồ tạo tác giữa các tổ chức là một phương thức được thiết lập và hữu ích đối với quá trình phát triển và nâng cấp một bộ sưu tập. Các hoạt động trao đổi có thể do Nhà quản lý bộ sưu tập hoặc Người quản lý bảo tàng sắp xếp vì trách nhiệm của họ là một phần của bộ sưu tập khi được Giám đốc bảo tàng đồng ý. Các hoạt động trao đổi được thực miễn là:
- Cả hai bên đều đồng ý với các điều khoản và các điều kiện kèm theo.
- Cả hai quá trình thu thập và loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật đều phải được ghi lại thành văn bản có giá trị lưu giữ lâu dài.
- Sự loại bỏ đồ vật sẽ không ảnh hưởng xấu đến bộ sưu tập dù thực hiện việc thu thập theo bất kỳ cách nào.
- Sự loại bỏ sẽ được chấp thuận thông qua quá trình loại bỏ hiện vật khỏi bảo tàng.
e) Sự nhượng lại
Bảo tàng Nova Scotia có thể yêu cầu có được các đồ tạo tác hoặc các mẫu vật từ các bộ, cục hoặc các cơ quan thuộc Chính phủ Nova Scotia. Sự nhượng lại phải được hỗ trợ bằng văn bản. Quá trình nhượng lại bao gồm các vật được xếp loại tài sản quý theo Luật tìm được các đồ vật quý của tỉnh (trích Luật Nova Scotia được sửa đổi vào năm 1967, c.314). Một mẫu vật điển hình cho bộ sưu tập các đồ vật quý sẽ được lựa chọn như biểu tượng về sự trung thành và được chuyển tới Bảo tàng Nova Scotia để lưu dữ đại diện cho người dân Nova Scotia.
f) Trong nội bộ
Các đồ vật được tạo ra hoặc được sử dụng trong nội bộ Bảo tàng Nova Scotia có thể lần lượt được đưa vào trong bộ sưu tập.
g) Được tìm thấy trong bộ sưu tập
Các đồ vật chưa được tiếp nhận vẫn được xem như các đồ tạo tác hoặc các mẫu vật trong thời gian dài không tìm được các tài liệu liên quan sẽ được xem như “đã tìm thấy trong bộ sưu tập”. Những đồ vật này sẽ được đưa vào trong bộ sưu tập sau khi hoàn tất quá trình tiếp nhận.
3.4. Giấy biên nhận thuế thu nhập và định giá
Giấy biên nhận thuế thu nhập đối với đồ tạo tác hoặc mẫu vật, bao gồm các giấy biên nhận đối với bộ sưu tập hiện đang được trưng bày, luôn sẵn có đối với tất cả các nhà bảo trợ bao gồm các thành viên của bảo tàng. Giấy biên nhận phản ánh giá trị thực trên thị trường tại thời điểm thu thập, được quyết định thông qua quá trình định giá.
Bảo tàng Nova Scotia sẽ không xuất bất kỳ một hóa đơn thuế nào trước khi ký kết Hợp động thỏa thuận cho tặng. Nếu việc định giá không được thực hiện trước khi ký kết Hợp đồng thỏa thuận cho tặng, hoạt động này sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của NSM.
Tổng giám đốc điều hành, người luôn phải giữ bản sao về hóa đơn thuế ký tất cả các hóa đơn thuế đó.
Một nhân viên có khả năng của bảo tàng có thể tiến hành định giá đối với một món quà theo giá thị trường khoảng 1000 đô la. Khi vượt quá giá trị này, một nhân viên có khả năng có thể định giá nếu có bất kỳ khó khăn nào trong việc tìm người định giá độc lập hoặc nếu giá cả không hợp lý. (Cục Thuế và Hải quan Canada, Thuế Quà tặng và Thu nhập, trang 113 (e), được sửa đổi năm 2000) Trong mọi trường hợp có thể, việc định giá đối với một món quà có giá trị hơn 1000 đô la được đề xuất thực hiện bởi một định giá viên không có sự thân thiết với cả hai bên NSM và người cho tặng.
Chi phí cho hoạt động định giá bên ngoài vì mục đích thuế thu nhập nhìn chung sẽ được tính bởi tổ chức khi được phép tạo nguồn thu tài chính. Nói cách khác, NSM sẽ đàm phán với người cho tặng.
Bảo tàng Nova Scotia không thực hiện các hoạt động định giá được trả hoặc không được trả bởi sự tham gia của bên thứ ba. Các nhân viên của bảo tàng sẽ không xuất hiện trước công chúng như một nhà thương lượng, một định giá viên hoặc người bán đấu giá nhưng có thể cung cấp danh sách những người này dưới hình thức danh sách này không cần phải xác nhận.
Áp dụng chúng chỉ Tài sản văn hóa cho mục đích thuế thu nhập có thể được thực hiện đối với các đồ tạo tác và mẫu vật có tầm quan trọng lớn và có ý nghĩa trọng đại với quốc gia. Nhà quản lý bộ sưu tập, Người trông giữ Bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm sẽ thực hiện quá trình này. Tổng giám đốc điều hành sẽ đệ trình tất cả những ứng dụng và gửi thư tín tới Ban Quản lý Xuất khẩu Tài sản Văn hóa Canada.
4. Dẫn chứng bằng tư liệu
NSM phải dẫn chứng một cách chính xác và chi tiết về bộ sưu tập để công nhận về giá trị và tầm quan trọng của nó, đồng thời hoàn thành vai trò là người quản lý của tổ chức này. Những dẫn chứng bằng tư liệu có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển, nghiên cứu, bảo tồn và diễn giải bộ sưu tập. Dẫn chứng bằng tư liệu là trách nhiệm của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập hoặc Người phụ trách bảo tàng và các nhân viên khác có chức năng tương đương. Quá trình dẫn chứng bằng tư liệu bao gồm những thông tin dưới dạng bản cứng và bản mềm (*), phương tiện nghe nhìn, minh họa bằng đồ thị liên quan đến đặc điểm nhận dạng, địa thế, sự minh chứng và sự nhượng lại tên của đồ tạo tác và mẫu vật về mặt pháp lý trong bộ sưu tập và các thông tin liên quan khác về tầm quan trọng, chức năng, đặc điểm, điều kiện và cách sử dụng sau khi thu thập. (* Hệ thống Quản lý Thông tin Bảo tàng (MIMS) lưu giữ bản mềm về bộ sưu tập đồ tạo tác và mẫu vật).
Khi được đưa vào trong bộ sưu tập, mỗi đồ tạo tác và mẫu vật phải được miêu tả đầy đủ các chi tiết để tạo điều kiện cho quá trình khôi phục mọi hư hại.
Bất kỳ thay đổi về điều kiện hoặc cách chăm sóc đối với đồ tạo tác hoặc mẫu vật sẽ được thông báo bằng văn bản.
Những thay đổi nhất thời hoặc lâu dài về tình trạng của đồ tạo tác hoặc mẫu vật như tiền phí tổn, sự loại bỏ mẫu vật ra khỏi bảo tàng, hoặc sự chuyển sang một bộ sưu tập hiện đang được trưng bày, đều phải thông báo bằng văn bản.
NSM sẽ sử dụng các tiêu chuẩn, phương pháp và quy định đã được chấp nhận và đồng nhất thực hiện để lưu trữ tài liệu về bộ sưu tập. Quá trình dẫn chứng bằng tư liệu luôn phải được duy trì.
Thông thường, việc dẫn chứng bằng tư liệu vốn đã được xem như một phần trong bộ sưu tập. Các tài liệu có tính chất pháp lý liên quan đến việc thu thập phải được lưu giữ bằng bản cứng và bộ sao chép được lưu giữ tại vị trí ngoài khu vực bảo tàng. Các tài liệu được sao chép từ bản mềm được lưu giữ tại Hệ thống Quản lý Thông tin Bảo tàng (MIMS) phải được duy trì thường xuyên và lưu giữ ngoài hệ thống. Những dẫn chứng bằng tư liệu phải được duy trì trong môi trường an toàn và ổn định.
Trong khi một vài tài liệu bị giới hạn theo Luật Tự do thông tin và Bảo về bản quyền của tỉnh (FOIPOP), NSM nên đảm bảo rằng công chúng dễ dàng tiếp cận với các thông tin về bộ sưu tập.
5. Bảo tồn
NSM có trách nhiệm bảo tồn lâu dài cho các bộ sưu tập trừ trường hợp các đồ tạo tác và mẫu vật được chỉ định là “bản sao của bộ sưu tập”. Các trường hợp này bao gồm các đồ tạo tác và mẫu vật được trùng tu, đang được trưng bày, được sử dụng trong các chương trình và nghiên cứu, đang được cho mượn và đang trong quá trình quá cảnh. Trong tất cả mọi hoạt động này, NSM sẽ thực hiện theo Chính sách Bảo tồn Bộ sưu tập cho Bảo tàng Nova Scotia (1997).
Bảo tồn bộ sưu tập là trách nhiệm trực tiếp của Giám đốc đơn vị, Nhà Quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được chỉ định và các nhân viên khác có chức năng liên quan. Tuy nhiên, tất cả các nhân viên và tình nguyện viên phải cùng chia sẻ thực hiện trách nhiệm này.
6. Cách sử dụng
Bảo tàng Nova Scotia cam kết sẽ bảo tồn lâu dài cho các đồ tạo tác và mẫu vật trong bộ sưu tập. Tuy nhiên, phải cân bằng giữa hoạt động bảo tồn bộ sưu tập và sử dụng bộ sưu tập cho nghiên cứu, trưng bày, các mục đích giáo dục, quảng bá và thương mại.
Bảo tàng Nova Scotia nắm bắt được phương thức tiếp cận và sử dụng bộ sưu tập từ phía nhân viên và công chúng, tăng cường cẩn trọng đối với những mối nguy cơ xảy ra với đồ tạo tác và mẫu vật đồng thời yêu cầu kiểm soát một cách hợp lý bộ sưu tập.
Ảnh minh họa. (Nguồn: museum.novascotia.ca)
Hành động tiếp cận và sử dụng súng cầm tay bị nghiêm cấm theo luật pháp của liên bang.
Bộ sưu tập phải được tổ chức và quản lý theo phương thức có thể tiếp cận và sử dụng một cách dễ dàng cho mọi mục đích phù hợp với mục tiêu phát triển của NSM.
6.1. Nhân viên tiếp cận với bộ sưu tập
Mức độ tiếp cận của nhân viên bảo tàng với bộ sưu tập do Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm quyết định. Hoạt động này có thể liên quan đến cách thức tiếp cận trực tiếp hoặc qua tìm hiểu về bộ sưu tập.
6.2. Sử dụng bộ sưu tập phục vụ công chúng
Bảo tàng Nova Scotia cho phép sử dụng bộ sưu tập ở mức hạn chế đối với công chúng vì các mục đích thương mại và phi thương mại. Hoạt động này có thể liên quan đến cách thức tiếp cận trực tiếp hoặc qua tìm hiểu về bộ sưu tập.
Cách tiếp cận trực tiếp bằng cơ thể đối với đồ tạo tác và mẫu vật được cung cấp cho công chúng thông qua các buổi trưng bày, các chương trình, sự kiện và các buổi lưu diễn. Các yêu cầu khác về cách tiếp cận trực tiếp này sẽ được xem xét đối với từng cá nhân (ví dụ, theo các khoản phụ phí, yêu cầu của cá nhân, các tình huống sử dụng phải trả phí).
Cách tiếp cận qua tri thức về bộ sưu tập thông qua các tư liệu, hình ảnh, các nguồn thông tin khác có thể được yêu cầu trong quá trình xuất bản các ấn phẩm, quá trình nghiên cứu, thông tin điện tử, cuộc trưng bày, quảng bá, sử dụng cho mục đích cá nhân, truyền thông, điện ảnh và quảng cáo.
Cách tiếp cận và sử dụng bộ sưu tập phải tuân theo sự chỉ dẫn của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm và nhìn chung phải được cung cấp cho tất cả mọi người có thể có nhu cầu đối với việc tìm hiểu bộ sưu tập.
Các yếu tố quyết định bao gồm:
- Điều kiện của đồ tạo tác hoặc mẫu vật
- Nguy cơ đối với đồ tạo tác hoặc mẫu vật
- Vị trí
- An ninh
- Nguy hiểm đến sức khỏe và mức độ an toàn
- Bản quyền
- Quyền của nhà nghệ thuật
- Sử dụng có mục đích
- Chuyên môn của người thẩm tra
- Các nguồn nhân lực và tài chính sẵn có
Cơ cấu tiếp cận và chi phí cho sử dụng bộ sưu tập cho các mục đích thương mại phải được thực hiện theo các chính sách cụ thể và kế hoạch thu phí.
Để đáp ứng vai trò là đơn vị được sự ủy nhiệm của ngành giáo dục, Bảo tàng Nova Scotia hỗ trợ việc sử dụng cơ cấu giảm trừ phí.
Bất kỳ thỏa thuận nào liên quan đến sử dụng bộ sưu tập phải được ghi lại bằng văn bản, có sự ký kết của cả hai bên và được sự thông qua của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm. Bảo tàng Nova Scotia phải được thông báo về bất kỳ hình thức sử dụng nào đối với bộ sưu tập.
6.3. Bản sao bộ sưu tập
Bảo tàng Nova Scotia thừa nhận giá trị sử dụng đồ tạo tác và mẫu vật trong các chương trình vì cộng đồng và giáo dục. Các chương trình này yêu cầu các đồ vật có thể được giám sát hoặc quản lý bởi các nhân viên, tình nguyện viên, công chúng và được sử dụng hết chức năng của các đồ vật này. Để đáp ứng nhu cầu này, NSM đã tạo ra bản sảo của bộ sưu tập. Các nhân viên phụ trách bộ sưu tập sẽ tư vấn về cách thức sử dụng hợp lý đối với những đồ tạo tác và mẫu vật này.
Quyết định của người phụ trách bảo tàng sẽ dẫn đến sự ra đời của bản sao cho bộ sưu tập đồng thời có thể cũng dẫn đến giảm mức độ quan tâm, giảm tư liệu trong quá trình thu thập, bảo tồn và trùng tu đối với bộ sưu tập.
6.3.1. Thiết kế một đồ tạo tác hoặc mẫu vật
Quyết định chọn lựa một đồ tạo tác hoặc mẫu vật như một phần trong bản sao của bộ sưu tập sẽ do Ủy ban kiểm tra đưa ra bao gồm ít nhất hai thành viên do Giám đốc đơn vị bổ nhiệm. Ủy ban này sẽ bao gồm ít nhất một trong các thành viên sau: Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm có trách nhiệm với bộ sưu tập và các nhân viên khác có chức năng liên quan đến bộ sưu tập. Việc chuyển một đồ tạo tác hoặc mẫu vật từ bộ sưu tập gốc phải được sự cho phép của Giám đốc đơn vị.
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật được lựa chọn là một phần trong bản sao của bộ sựu tập phải:
- Đáp ứng được nhu cầu của chương trình
- Phù hợp với chương trình
- Được thể hiện theo cách thức có thể tận dụng hết chức năng sử dụng của nó (ví dụ một bản phô tô không vì mục đích riêng, vượt xa với những thể hiện trong bộ sưu tập)
- An toàn khi sử dụng
- Không vi phạm pháp luật (ví dụ mang theo súng cầm tay)
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật được cho tặng khi được sử dụng riêng cho bản sao của bộ sưu tập phải được xác định theo Hợp đồng về quà cho tặng. Khi một đồ tạo tác hoặc mẫu vật được chuyển tới bản sao của bộ sưu tập, những lý do cho sự thay đổi về tình trạng bộ sưu tập phải được thông báo bằng văn bản. Tất cả các đồ tạo tác và mẫu vật cần cho bản sao của bộ sưu tập phải được đăng ký và chụp hình tuân theo các tiêu chuẩn của bảo tàng. Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật trong bản sao của bộ sưu tập phải được ghi rõ hiện trạng được sử dụng trong bản sao và tài liệu về bộ sưu tập này sẽ chỉ rõ trình trạng của các đồ vật khi được đưa vào bản sao của bộ sưu tập.
6.3.2. Sự loại bỏ một đồ tạo tác hoặc mẫu vật ra khỏi bản sao của bộ sưu tập
Khi một đồ tạo tác hoặc mẫu vật trong bản sao của bộ sưu tập không còn cần thiết hoặc hữu ích nữa, nó phải được loại bỏ tuân theo các quy đinh tại mục 11.0 của chính sách này hoặc đưa trả về bộ sưu tập gốc.
6.4. Các tài liệu khác
Các đồ vật có thể được yêu cầu sử dụng cho các chương trình giáo dục, triển lãm, đồ dùng sân khấu, các bộ phận thay thế hoặc cho các mục đích như đào tạo hoặc phân tích. Các đồ vật này được xem như nằm trong một phần của bộ sưu tập.
6.5. Thay đổi vị trí
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật được di chuyển trong Bảo tàng Nova Scotia vì nhiều lý do khác nhau. Một vài sự thay đổi vị trí chỉ diễn ra trong thời gian ngắn và một số khác trong thời gian dài.
Khi một đồ tạo tác hoặc mẫu vật được di chuyển trong thời gian ngắn, bất kỳ dẫn chứng tư liệu nào bao gồm các tài liệu thu thập hoặc hình ảnh, phải được giữ nguyên bản gốc, sự thay đổi về vị trí phải được báo cáo trong hồ sơ về đồ tạo tác.
Khi một đồ tạo tác hoặc mẫu vật được di chuyển trong thời gian dài, các tài liệu về cách thức tiếp cận hoặc hệ thống mục lục hồ sơ liên quan phải gửi về nơi đến; Nơi lưu giữ bản gốc phải duy trì một bản phô tô tài liệu vì mục đích kiểm toán.
7.Các hoạt động cho mượn
7.1. Các hoạt động cho mượn đối với Bảo tàng
Bảo tàng Nova Scotia mượn các đồ tạo tác và mẫu vật để phục vụ cho buổi trưng bày, nghiên cứu hoặc các mục đích khác phù hợp với nhiệm vụ được ủy thác của NSM hoặc trong thời gian nhất định.
Bảo tàng Nova Scotia tiến hành mượn từ các tổ chức và cá nhân. Trước khi thỏa thuận cho mượn được ký kết, NSM phải nỗ lực một cách nghiêm túc, cẩn trọng và thể hiện bằng văn bản khi thiết lập quyền sở hữu. Người cho mượn có quyền sở hữu hợp pháp với đồ tạo tác hoặc mẫu vật. Thỏa thuận cho mượn, đặc biệt được sử dụng cho các hoạt động có mục đích phải được hoàn thiện sau khi có các hiện vật và tiến hành mua bán và được sự đồng ý của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được Giám đốc đơn vị bổ nhiệm.
Bảo tàng Nova Scotia sẽ cung cấp tiêu chuẩn chăm sóc và đảm bảo an toàn cho các đồ tạo tác và mẫu vật dựa trên việc cho NSM mượn như từng được áp dụng cho các đồ tạo tác và mẫu vật trong bộ sưu tập. Quá trình bảo tồn sẽ không được thực hiện đối với các đồ tạo tác và mẫu vật được cho mượn mà không được gửi văn bản thông tin đến trước cho NSM từ người chủ sở hữu. Bất kỳ hoạt động bảo tồn nào phải được thông qua bằng văn bản. Trong các trường hợp đặc biệt, một đồ vật được mượn có thể không được trả lại cho người cho mượn sau khi đã cố gắng một cách nghiêm túc, liên tục và thông báo bằng văn bản, nó nên được đối xử như một đồ vật bị bỏ đi theo Điều 3.3 Luật Ủy thác công cộng. Khi Bảo tàng Nova Scotia mượn đồ vật và tiến hành trưng bày chúng từ một tổ chức khác, Bảo tàng phải tuân thủ các quy định do tổ chức cho mượn đưa ra. Khi Bảo tàng Nova Scotia mượn đồ vật từ các cá nhân hoặc từ các tổ chức không có các quy định về cho mượn hoặc thủ tục liên quan, các hoạt động này sẽ tuân theo các quy định của Bảo tàng Nova Scotia.
Các khoản vay bằng thu nhập phải được thông báo đầy đủ bằng văn bản. Hồ sơ sẽ bao gồm một bản phô tô hợp đồng cho vay đã được ký và các thông tin liên quan đến giá trị và điều kiện.
Các hồ sơ này phải được lưu giữ trong thời gian dài.
Thiết lập giá trị của đồ vật vì mục đích bảo hiểm là trách nhiệm của bên cho vay.
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật được di chuyển bên trong nội bộ Bảo tàng Nova Scotia, trong thời gian ngắn hạn và dài hạn không được xem xét đến các khoản vay (xem mục 8.5).
7.2. Các hoạt động cho mượn từ Bảo tàng
Bảo tàng Nova Scotia thường cho các tổ chức mượn các đồ tạc tác và mẫu vật. Các hoạt động cho mượn này không được thực hiện với các cá nhân. Mục đích của hoạt động cho mượn phải phù hợp với lợi lích của NSM và không đặt ra những mỗi nguy hiểm cho các đồ tạo tác hoặc mẫu vật. Các hoạt động cho mượn được thực hiện trong khoảng thời gian cụ thể.
Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm có trách nhiệm đảm bảo ràng những người mượn hoặc sử dụng đồ vật cho bất kỳ mục đích nào có thể cung cấp sự chăm sóc cần thiết. Các cá nhân trong cả hai tổ chức mượn và cho mượn cùng chịu trách nhiệm về hoạt động giao dịch này phải được trao quyền thực hiện. Tất cả các khoản cho vay từ Bảo tàng Nova Scotia phải được sự đồng ý của Giám đốc đơn vị hoặc người được bổ nhiệm.
Các mẫu vật có giá trị về lịch sử tự nhiên thường không được tiến hành cho mượn.
Thỏa thuận thuê mượn với các đôn vị bên ngoài bảo tàng phải được thông báo bằng văn bản. Hồ sơ sẽ bao gồm một bản phô tô hợp đồng cho mượn đã được ký và các thông tin liên quan đến giá trị và điều kiện.
Các hồ sơ này phải được lưu giữ trong thời gian dài.
Bảo tàng Nova Scotia có quyền không cho mượn các đồ tạo tác hoặc mẫu vật.
Bảo tàng Nova Scotia cung cấp bảo hiểm cho các bộ sưu tập và các bộ sưu tập cho NSM thuê mượn và các bộ sưu tập NSM thuê mượn từ các tổ chức. NSM thực hiện các loại bảo hiểm bao gồm các tài sản có lớp phủ bề mặt, các tác phẩm tạo hình, các đồ vật liên quan đến vùng biển và đảm bảo về mặt pháp lý đối với các tài sản này. Trong những tình huống nhất định sẽ có thể cần thêm các loại bảo hiểm khác. Giám đốc đơn vị hoặc người được bổ nhiệm chịu trách nhiệm về đảm bảo giá trị thực của bộ sưu tập, các chi phí phụ khi cần thiết và cung cấp các hoạt động xác định giá trị của các đồ vật cho các mục đích bảo hiểm.
8. Bảo hiểm
Trong Bảo tàng Nova Scotia, có giả định rằng không được phép loại bỏ các đồ vật đã được đánh giá ra khỏi bộ sưu tập. Tuy nhiên, NSM xác định rằng có những tình huống khi quá trình thu hồi được thực hiện có thể giúp xác định lại chất lượng, nâng cao tính xác thực của bộ sưu tập đối với bảo tàng.
Hoạt động thu hồi phải được thực hiện tuân theo các tiêu chuẩn và nội quy chuyên môn ở mức cao nhất và không chịu ảnh hưởng của các cá nhân hoặc tự ý làm theo sở thích. Quá trình thu hồi phải được thực hiện với sự cẩn trọng và kiểm soát kỹ lưỡng, đồng thời đòi hỏi phải có sự rà soát về mặt tổ chức và được Ban điều hành thông qua để đảm bảo hệ thống kiểm tra và sự công bằng.
Các đồ tạo tác hoặc mẫu vật phải được thông báo bằng văn bản hoàn chỉnh theo các lý do mà từ đó dẫn đến quá trình thu hồi và các quá tình khác liên quan. Các tài liệu này phải được NSM lưu giữ.
Bất kỳ sự loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật sẽ được thực hiện theo Luật Loại bỏ tài sản quý giá và các quy định của Luật. Nỗ lực lớn và được ghi nhận bằng văn bản phải được duy trì để lưu giữ các đồ vật bị loại bỏ tại nơi công cộng.
9. Loại bỏ đồ tạo tác và mẫu vật
9.1 Tiêu chuẩn loại bỏ
Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được bổ nhiệm là những người đưa ra đề xuất loại bỏ phải có khả năng thể hiện rõ sự cần thiết của việc loại bỏ tuân theo một hoặc nhiều hơn các tiêu chuẩn sau:
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác gây nguy hiểm về thể chất hoặc nguy cơ tiềm ẩn đe dọa sức khỏe của nhân viên hoặc công chúng.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác không nằm trong nhiệm vụ được ủy thác của NSM và các mục tiêu phát triển bộ sưu tập.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác bị hư hỏng hoặc bị hư hại tới mức nó không thể phục vụ một cách hữu ích hoặc đe dọa đến quá trình bảo tồn với các nhân tố khác trong bộ sưu tập hoặc cấu trúc của bảo tàng.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác là bản sảo không có mục đich rõ ràng, quá trình chứng minh và các tài liệu khác phải được xem xét khi quyết định sử dụng trạng thái của bản sao.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác đại diện cho một loại hình đặc biệt trong bộ sưu tập; quá trình chứng minh và các tài liệu khác phải được xem xét khi trình bày rõ ràng việc xác định mẫu vật hoặc đồ tạo tác.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác được chứng minh là lừa đảo, không theo nội quy của tổ chức và vi phạm pháp luật.
- Mẫu vật hoặc đồ tạo tác bị nhận dạng sai hoặc được tìm thấy trong tình trạng làm giả, lừa đảo hoặc sao chép không có mục đích rõ ràng.
- Khả năng tìm hiểu thông qua việc phân tích quá trình phá hủy của đồ vật sẽ chứng minh việc nó mất đi khỏi bộ sưu tập. NSM sẽ không loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật theo yêu cầu của người cho tặng hoặc người bán.
- Đồ tạo tác hoặc mẫu vật có thể bị loại bỏ khỏi bộ sưu tập do yêu cầu hồi hương.
9.2 Các điều kiện loại bỏ
Khi quá trình loại bỏ được thực hiện, NSM phải đảm bảo rằng:
- Bảo tàng có tên chính xác và rõ ràng của đồ vật hoặc trong trường hợp đồ vật không có ít hoặc không có đủ thông tin làm bằng chứng, bảo tàng có thể chứng minh rằng NSM đã tiến hành kiểm tra một cách nghiêm túc, liên tục và được lưu giữ bằng văn bản để xác định quyền sở hữu.
- Không có những hạn chế về mặt pháp luật hoặc thủ tục pháp lý nghiêm cấm việc loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật.
- Đồ vật được đề xuất như là một đồ tạo tác hoặc mẫu vật cho các bảo tàng khác trực thuộc bảo tàng Nova Scotia.
- Đồ vật theo yêu cầu hồi hương một cách hợp lý theo kế hoạch trong tương lai sẽ không được xem xét loại bỏ vì bất kỳ lý do nào khác.
- Những lý do để loại bỏ bất kỳ đồ tạo tác hoặc mẫu vật ra khỏi bộ sưu tập phải được trình bày bằng văn bản tuân theo các tiêu chuẩn cao nhất về mặt chuyên môn và hồ sơ phải được lưu giữ nhằm mục đích các lý do cho hành động này có thể được thông tin trong tương lai.
- Nếu đồ tạo tác hoặc mẫu vật không có được tài liệu chứng minh giá trị của nó, NSM phải nỗ lực một cách nghiêm túc, cẩn trọng và thể hiện bằng văn bản khi tìm hiểu về nó trước khi xem xét đến quá trình loại bỏ.
9.3. Quá trình loại bỏ
Quá trình loại bỏ được bắt đầu bằng văn bản đệ trình với các tài liệu hỗ trợ và các phương thức đề xuất khi loại bỏ. Đề nghị này phải được đưa ra với sự tư vấn của Giám đốc đơn vị, Nhà quản lý bộ sưu tập, Người phụ trách bảo tàng hoặc người được Giám đốc đơn vị bổ nhiệm, Tổng Giám đốc điều hành và Ban Quản trị.
9.4. Phương pháp loại bỏ
Cần phải nỗ lực để duy trì một đồ tạo tác hoặc mẫu vật bị loại bỏ tại khu vực công cộng bằng cách đề xuất nó với các bảo tàng, trường đại học hoặc các tổ chức công khác (dưới hình thức trao tặng như một món quà hoặc trao đổi hoặc bán) trước khi bán cho những người khác. Nên cân nhắc việc duy trì đồ tạo tác hoặc mẫu vật trong cộng đồng, trong Nova Scotia và sau đó trong đất nước Canada theo khu vực nơi liên quan đến nó nhiều nhất. Thành viên trong Ban điều hành, nhân viên hoặc tình nguyện viên, bao gồm người trực tiếp hoặc đang quản lý các cơ sở trực thuộc tại địa phương, các thành viên trong gia đình họ hoặc đối tác kinh doanh và các tổ chức liên gắn liền với hỗ trợ về tiền mặt hoặc hiện vật có thể tiếp nhận thông qua nhiều cách khác nhau bất kỳ đồ tạo tác hoặc mẫu vật bị Bảo tàng Nova Scotia loại bỏ.
Các phương pháp sau có thể được xem xét để tiến hành loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật:
a) Trao đổi trong nội bộ Bảo tàng Nova Scotia khi không sử dụng cho bộ sưu tập
b) Quá tặng cho các bảo tàng, trường đại học hoặc tổ chức công cộng khác
c) Trao đổi với các bảo tàng, trường đại học hoặc tổ chức công cộng khác
d) Bán
NSM có thể bán đồ vật bị loại bỏ và nên cố gắng trong khả năng có thể thiết lập giá bán dựa trên giá thị trường. Sự loại bỏ bằng cách bán nhằm cho các đối tượng được ưu tiên bao gồm:
- Bảo tàng, trường đại học hoặc tổ chức công
- Người trả giá cao nhất tại cuộc bán đấu giá công khai trước công chúng hoặc người mua
- Người buôn bán có tiếng và thành công
- Bán với giá trị là phế liệu
Để đảm bảo rằng hoạt động bán được công khai và công bằng, các cuộc sắp xếp việc bán công khai các đồ vật của NSM sẽ tuân theo Luật Loại bỏ tài sản quý giá và các quy định của Luật này.
e) Phá hủy
Sự loại bỏ đồ tạo tác bằng cách phá hủy sẽ được phép nếu
- Đồ vật nguy hiểm hoặc gây ra mối đe dọa đến nhân viên, công chúng hoặc bộ sưu tập.
- Đồ vật bị phá hủy hoặc hư hỏng đến mức nó không còn phục vụ cho bất kỳ mục đích nào khác.
- Tất cả những nỗ lực đã được thực hiện để loại bỏ đồ vật thông qua các phương pháp khác.
Quá trình phá hủy phải có hai nhân chứng.
f) Thu hồi
Theo Cục Thuế và Hải quan Canada, Bảo tàng Nova Scotia không thể trả lại đồ tạo tác hoặc mẫu vật về người đã cho tặng, dù hóa đơn thuế đã được xuất. Đồ tạo tác hoặc mẫu vật có thể được trả lại cho người chủ hợp pháp nếu nó được xác định rằng NSM không có quyền sở hữu hợp pháp hoặc do quá trình hồi hương.
9.5. Kế hoạch thông tin về quá trình thu hồi
NSM phải tạo dựng một kế hoạch thông tin cho công chúng khi đồ tạo tác hoặc mẫu vật được đề xuất bị loại bỏ khỏi bộ sưu tập. Kế hoạch phải xác định mục đích và hoàn cảnh để thực hiện quyết định loại bỏ đồ tạo tác hoặc mẫu vật. Bảo tàng trực thuộc NSM đưa ra đề xuất loại bỏ phải chịu trách nhiệm về lập kế hoạch và đệ trình lên Tổng Giám đốc để được thông qua. Bảo tàng Nova Scotia có thể trả về nước các đồ tạo tác hoặc mẫu vật theo các nguyên tắc và chỉ dẫn thực hiện đã được quy định trong Hướng dẫn thực hiện nội quy của Hiệp hội Bảo tàng Canada và trong Tuyên bố của Hiệp hội Khảo cổ học Canada về các nguyên tắc ứng xử đối với người thổ dân.
Hiền Lê lược dịch (Nguồn: museum.novascotia.ca)
