Hội nghị sẽ có thự tham gia của đại diện 8 thành phố lớn châu Á: Hà Nội (Việt Nam), Tokyo (Nhật Bản), New Delhi (Ấn Độ), Seoul (Hàn Quốc), Đài Bắc (Đài Loan- Trung Quốc), Jakarta (Indonesia), Kuala Lumper (Malaysia) và Bangkok (Thái Lan). Đại diện 2 thành phố Ulaanbaatar (Mông Cổ) và Tomsk (Nga) làm nhiệm vụ quan sát.

Nội dung hội nghị sẽ tập trung đánh giá những công việc đã triển khai trong năm qua, hoạch định và thống nhất kế hoạch thực hiện dự án mới. Đồng thời, đề xuất các giải pháp và trách nhiệm của cơ quan quản lý Nhà nước về du lịch, chính quyền các thành phố, các tổ chức, các doanh nghiệp du lịch … nhằm phát triển du lịch của các thành phố thành viên.

Thông qua Hội nghị này, các thành phố thành viên cũng bàn giải pháp tuyên truyền, quảng bá, thu hút khách du lịch đến với Châu Á thông qua các dự án, chiến dịch hợp tác xúc tiến chung; thúc đẩy quan hệ hợp tác giữa các thành phố, giữa các cơ quan quản lý xúc tiến du lịch với các tổ chức, đơn vị kinh doanh của các thành phố thành viên.

Việc tổ chức thành công Hội nghị thường niên lần thứ XI Hội đồng Xúc tiến Du lịch châu Á năm 2012 sẽ góp phần nâng cao hình ảnh, vai trò của ngành du lịch Hà Nội nói riêng và vị thế của Thành phố Hà Nội nói chung. Thông qua việc tổ chức Hội nghị sẽ giới thiệu với bạn bè quốc tế về một thành phố Hà Nội năng động, thân thiện mến khách và đang phát triển mạnh mẽ về mọi mặt trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế.

HCTC