Theo đó, Trưởng Ban Chỉ đạo Lễ mở ký Công ước Hà Nội quyết định thành lập Tiểu ban Truyền thông - Văn hóa Lễ mở ký Công ước Hà Nội.

Ông Đặng Hoàng Giang, Thứ trưởng Ngoại giao, Trưởng Tiểu ban.

Ông Phạm Thế Tùng, Thứ trưởng Bộ Công an, Phó Trưởng Tiểu ban thường trực.

Ông Lê Hải Bình, Thứ trưởng Thường trực Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Phó Trưởng Tiểu ban.

Ông Phan Xuân Thủy, Phó Trưởng Ban Tuyên giáo và Dân vận Trung ương, Phó Trưởng Tiểu ban.

Ông Trương Việt Dũng, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội, Phó Trưởng Tiểu ban.

Tiểu ban Truyền thông - Văn hóa còn các thành viên là lãnh đạo Văn phòng Chủ tịch nước, Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam; đại diện các đơn vị của Bộ Công an, Bộ Ngoại giao, Ban Tuyên giao và Dân vận Trung ương, Ban Chỉ đạo 35 Trung ương...

Tiểu ban Truyền thông - Văn hóa có nhiệm vụ: Xây dựng và triển khai Đề án truyền thông cho Lễ mở ký Công ước và các sự kiện liên quan; triển khai đồng bộ hoạt động truyền thông trước, trong và sau sự kiện trên các nền tảng truyền thông và số (báo chí, phát thanh - truyền hình, mạng xã hội, truyền thông quốc tế); Quản lý thông tin, xử lý và ứng phó khủng hoảng truyền thông (nếu phát sinh); Phối hợp với Tiểu ban Nội dung và Tiểu ban Tài chính - hậu cần tham mưu lựa chọn logo và bộ nhận diện của sự kiện; Biên soạn các ấn phẩm truyền thông (tờ rơi, video giới thiệu, tài liệu sự kiện...); Thành lập và quản lý trung tâm báo chí quốc tế tại sự kiện.

Tổ chức họp báo quốc tế theo thông lệ trước thời điểm tổ chức sự kiện.

Là đầu mối trao đổi với các cơ quan truyền thông của Liên hợp quốc, bao gồm việc xây dựng kế hoạch truyền thông chung, chia sẻ nội dung, phân bổ thời lượng và không gian truyền thông quốc tế cho sự kiện.

Tổ chức, điều phối và giám sát hoạt động truyền thông trực tiếp trong suốt thời gian diễn ra sự kiện bao gồm quản lý điểm đặt máy quay, dịch vụ kỹ thuật truyền hình, khu vực họp báo, khu vực phỏng vấn nhanh, đảm bảo thông tin sự kiện được truyền tải nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Tiếp nhận, cấp phép và quản lý đội ngũ phóng viên, báo chí nước ngoài tham gia đưa tin sự kiện, bao gồm việc hỗ trợ đăng ký, cung cấp tài liệu, tổ chức họp báo, cấp thẻ tác nghiệp và hướng dẫn hoạt động tác nghiệp tại hiện trường theo đúng quy trình. Trong quá trình triển khai Đề án tổ chức Lễ mở ký Công ước Hà Nội, Tiểu ban có nhiệm vụ tổng hợp, báo cáo kịp thời Trưởng Ban Chỉ đạo, Ban Thư ký thường trực về những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến để xin ý kiến chỉ đạo trước khi thực hiện.

Các thành viên của Tiểu ban làm việc theo hình thức kiêm nhiệm, được huy động và sử dụng bộ máy, cán bộ, phương tiện thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan mình phục vụ các hoạt động của Tiểu ban. Tùy theo từng nội dung và tính chất công việc, các thành viên được triệu tập theo yêu cầu của Trưởng Tiểu ban.

Trưởng Tiểu ban phụ trách tổng thể, quyết định việc phân công, quy định chế độ phối hợp công tác, chế độ giao ban định kỳ hoặc triệu tập họp khi cần thiết để xử lý công việc linh hoạt và hiệu quả; điều hòa công việc với Ban Thư ký thường trực, phối hợp với các Tiểu ban khác, các cơ quan, địa phương liên quan; chịu trách nhiệm trước Trưởng ban Chỉ đạo về các nhiệm vụ được giao.

Phó Trưởng Tiểu ban thường trực và Phó Trưởng Tiểu ban giúp Trưởng Tiểu ban phụ trách chung, tham gia điều hành công việc của Tiểu ban; trực tiếp chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện các nhiệm vụ được giao; tham dự các cuộc họp của Ban Chỉ đạo, Ban Thư ký thường trực và các Tiểu ban khác khi được Trưởng Tiểu ban ủy quyền.

Tổ chức họp định kỳ trong Tiểu ban để rà soát công việc, cập nhật tiến độ, điều phối hoạt động trong Tiểu ban cũng như các hoạt động liên ngành và báo cáo tổng hợp trình Ban Chỉ đạo; kiến nghị, đề xuất bổ sung thành viên của Tiểu ban nếu cần thiết.