Ban chỉ đạo đánh giá cao nỗ lực của UBND tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Công ty CIAT và các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị liên quan đã phối hợp tổ chức cuộc thi Hoa hậu Quý bà Đẹp và Thành đạt Việt Nam năm 2009, đúng quy chế, an toàn, tiết kiệm, chọn được  thí sinh đại diện cho phụ nữ Việt Nam tham dự cuộc thi Hoa hậu Quý bà Đẹp và Thành đạt Thế giới năm 2009.
Để tổ chức thành công cuộc thi Hoa hậu Quý bà Đẹp và Thành đạt Thế giới năm 2009, các đơn vị tập trung các nhiệm vụ sau:
Ban Tổ chức cuộc thi:
1. Nghiêm túc rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp tổ chức cuộc thi thời gian qua để tổ chức tốt cuộc thi ở quy mô quốc tế vào tháng 11 năm 2009.
2. Hoàn thiện kịch bản lễ khai mạc, maket trang trí sân khấu đêm chung kết- Lễ Đăng quang và các kế hoạch, chương trình liên quan trình Ban Chỉ đạo phê duyệt.
3.Các Tiểu ban, thành viên Ban Tổ chức cần được phân công nhiệm vụ cụ thể và có sự phối hợp đồng bộ, hiệu quả.
+ Tiểu ban Tuyên truyền đẩy mạnh các hoạt động truyền thông, quảng bá cuộc thi trên các phương tiện thông tin đại chúng; sớm tổ chức họp báo tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh; thành lập Trung tâm Thông tin báo chí để phục vụ cuộc thi.
+ Tiểu ban Lễ tân-Hậu cần có kế hoạch đón tiếp đại biểu, khách mời, thí sinh, Ban Tổ chức, Ban Giám khảo, Ekip truyền hình quốc tế; xây dựng và triển khai phương án tuyển chọn, huấn luyện và tổ chức lực lượng tình nguyện viên phục vụ cuộc thi.

UBND tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu  là cơ quan chủ trì tổ chức cuộc thi và chịu trách nhiệm chính trong các công việc:
  1. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ cuộc thi: Nơi đón tiếp, ăn, nghỉ; sửa chữa, nâng cấp và trang trí Cung trình diễn-Nhà thi đấu đa năng; đảm bảo sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, hệ thống máy lạnh, thiết bị an toàn, vệ sinh trong và ngoài khu vực tổ chức cuộc thi đạt tiêu chuẩn quốc tế.
2. Đảm bảo nguồn tài chính (từ các nguồn vận động tài trợ, hỗ trợ của các doanh nghiệp, cá nhân trong và ngoài nước) theo các văn bản UBND tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu đã ký kết hoặc uỷ quyền cho Công ty CIAT ký kết với các cơ quan, tổ chức liên quan trong và ngoài nước;
3. Dự thảo văn bản để Ban Chỉ đạo gửi Bộ Ngoại giao, Tổng cục Hải quan đề nghị hỗ trợ cho cuộc thi; gửi UBND thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh về việc đề nghị cấp phép cho các hoạt động tuyên truyền cổ động trực quan cho cuộc thi trên địa bàn thành phố.
4. Phối hợp với Trung ương Hội Phụ nữ Việt Nam làm việc với UBND thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh về việc tiếp đón các thí sinh và tổ chức các sự kiện tuyên truyền, quảng bá cuộc thi gắn với bình chọn vịnh Hạ Long là kỳ quan thiên nhiên mới của thế giới, tuyên truyền giới thiệu hình ảnh đất nước, con người Việt Nam với bạn bè quốc tế.

Văn phòng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch:
1. Giúp Ban Chỉ đạo thành lập Hội đồng thẩm định chương trình 20 phút tuyên truyền, quảng bá hình ảnh, đất nước, con người Việt Nam và một số đơn vị tài trợ cho cuộc thi trên hệ thống truyền hình quốc tế Star World, trình Ban Chỉ đạo phê duyệt trước khi phát sóng.
2. Đăng ký lịch báo cáo Thủ tướng Chính phủ công tác tổ chức cuộc thi Hoa hậu Quý bà Đẹp và Thành đạt Thế giới năm 2009 (trong tháng 10 năm 2009).
3. Dự thảo văn bản trình Thủ tướng Chính phủ cho phép bắn pháo hoa trong đêm chung kết-lễ đăng quang Hoa hậu Quý bà Đẹp và Thành đạt Thế giới năm 2009. 

Cục Nghệ thuật biểu diễn: 
1. Giúp Ban Chỉ đạo thẩm định kịch bản khai mạc và kịch bản đêm chung kết- lễ đăng quang Hoa hậu Quý bà Đẹp và Thành đạt Thế giới năm 2009.
2. Xem xét cấp phép cho thí sinh đại diện Việt Nam tham dự cuộc thi Hoa hậu Quý bà Đẹp và Thành đạt Thế giới năm 2009; hướng dẫn, phối hợp Công ty CIAT lên kế hoạch huấn luyện cho thí sinh.
3.Tham mưu, đề xuất nhân sự (02 người) đại diện của Việt Nam tham gia Ban Giám khảo cuộc thi quốc tế.

Đề nghị Bộ Công an:
Đảm bảo công tác an ninh an toàn và tạo điều kiện về thủ tục cấp visa; Bộ Thông tin và Truyền thông, Đài truyền hình Việt Nam hỗ trợ tuyên truyền, quảng bá trước và trong suốt quá trình diễn ra cuộc thi; Bộ Ngoại giao hỗ trợ tiếp đón thí sinh, Ban tổ chức và các đoàn quốc tế đến tham dự; Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam hỗ trợ tuyên truyền quảng bá cuộc thi trong hệ thống Hội từ Trung ương đến địa phương, vận động các nữ doanh nhân tích cực tham gia tài trợ, hỗ trợ cuộc thi.

(Nguồn: Thông báo 3368/TB-BVHTTDL)