Theo Phòng Bảo tàng, hầu hết các hiện vật, hình ảnh hiện vật tại Bảo tàng Hội An đã trải qua hơn 20 năm lưu giữ, sử dụng nên phần lớn đã cũ, phai màu, bong tróc… Với mong muốn các hồ sơ hiện vật được lưu trữ cẩn thận, khoa học và dễ dàng tìm kiếm, nhóm kiểm kê - bảo quản thuộc Phòng Bảo tàng đã tiến hành kiểm kê, rà soát, lập mới danh mục hồ sơ hiện vật, chụp mới 3.000 file ảnh hiện vật, bổ sung nội dung thông tin hồ sơ cho 1.412 hiện vật một cách đầy đủ và độ chính xác cao. Thời gian thực hiện công việc được bắt đầu từ giữa năm 2021 và kéo dài đến năm 2022.

Bà Lê Thị Tuấn, Trưởng phòng Bảo tàng cho biết, hồ sơ hiện vật được kiện toàn. Xây dựng Hồ sơ hiện vật chính là tư liệu hóa "phần hồn" của hiện vật. Đây là quy trình không thể thiếu được trong quá trình từ sưu tầm đến trưng bày. Hồ sơ hiện vật càng đầy đủ, càng chi tiết, càng có tính pháp lý, tính khoa học cao, thì hiện vật càng tăng thêm giá trị. Trong thời gian tới, Phòng Bảo tàng sẽ tiếp tục triển khai thực hiện kiện toàn cho hồ sơ hiện vật tại các bảo tàng chuyên đề khác tại Hội An.

Trong thời điểm dịch bệnh Covid-19 diễn ra, cán bộ chuyên môn bổ sung các biểu mẫu theo tiêu chí của Hồ sơ hiện vật để thuận lợi trong quá trình vi tính hóa việc quản lý và khai thác hiện vật của Bảo tàng. Năm 2021, bổ sung 601 hồ sơ hiện vật và bước đầu số hóa ảnh chụp, phân loại 1.425 hiện vật. Nhờ sự hỗ trợ của công nghệ thông tin mà việc quản lý, lưu trữ và phục vụ công tác truyền thông được thuận lợi.

Ngoài hệ thống bảo tàng, Trung tâm cũng vừa thực hiện công tác kiểm kê hiện vật tại 4 di tích tín ngưỡng cộng đồng xếp hạng cấp quốc gia trên địa bàn thành phố Hội An gồm: Đình Xuân Mỹ (phường Thanh Hà), đình Để Võng (phường Cẩm Châu), đình Sơn Phong (phường Sơn Phong), đình Cẩm Phô (phường Cẩm Phô). Nội dung kiểm kê gồm đo vẽ, chụp ảnh, quay phim, ghi chép, khảo tả,... các hiện vật tại di tích, qua đó nhằm nắm bắt hiện trạng, tư liệu hóa hiện vật tại di tích phục vụ công tác quản lý, bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa Hội An.

Quá trình kiểm kê, giải mã thông tin hiện vật sẽ góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu về hiện vật liên quan đến di tích phục vụ công tác quản lý, bảo tồn hiện vật tại di tích đạt hiệu quả. Sau khi kiểm kê, mỗi di tích sẽ xây dựng hồ sơ hiện vật gồm danh mục hiện vật, sơ đồ phân bố hiện vật, phiếu hiện vật, bản ảnh, bản vẽ chi tiết hiện vật. Từ kết quả kiểm kê hiện vật tại các di tích lần này, Trung tâm sẽ xây dựng chương trình kiểm kê hiện vật cho toàn bộ các di tích trên địa bàn thành phố Hội An trong thời gian đến.