Theo đó, Quy chế này quy định chức năng, nguyên tắc, trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ làm việc và phối hợp công tác của Ban Tổ chức (BTC) Đại hội Quảng cáo Châu Á năm 2013 tại Việt Nam (AdAsia 2013) được thành lập trên cơ sở ý kiến của Ban Bí thư Trung ương Đảng đồng ý để Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam đăng cai tổ chức Đại hội Quảng cáo Châu Á của Liên đoàn các Hiệp hội Quảng cáo Châu Á năm 2013 tại Việt Nam tại Công văn số 10031-CV/ĐNTW ngày 02/11/2009 và Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và do Trưởng Ban Chỉ đạo quyết định thành lập (dưới đây gọi tắt là BTC AdAsia 2013).

Ban Tổ chức AdAsia 2013 là tổ chức phối hợp liên ngành có nhiệm vụ phối hợp xử lý các công việc do Ban Chỉ đạo AdAsia 2013 phân công thuộc trách nhiệm của các Ban, Bộ, ngành, địa phương có liên quan trong quá trình chuẩn bị và tổ chức AdAsia 2013.

Ban Tổ chức làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao trách nhiệm cá nhân của từng thành viên trong khuôn khổ nhiệm vụ được giao.

Trưởng ban (hoặc Phó trưởng ban được ủy quyền) là người chủ trì và kết luận tại các cuộc họp và ký các văn bản của Ban Tổ chức.

Ban Tổ chức họp phiên toàn thể mỗi quý một lần, hoặc đột xuất theo quyết định của Trưởng ban. Trường họp không tham dự được cuộc họp, thành viên Ban Tổ chức có thể ủy quyền cho người có trách nhiệm họp thay và phải chịu trách nhiệm về ý kiến của người được ủy quyền.

Ngoài việc họp trực tiếp, Trưởng Ban Tổ chức chủ yếu sẽ lấy ý kiến của các thành viên bằng văn bản hoặc qua Email. Sau 07 ngày làm việc nếu không nhận được ý kiến trả lời coi như thành viên đã đồng ý.

Biên bản, quyết định của mỗi phiên họp được phổ biến đến từng thành viên và báo cáo Trưởng Ban Chỉ đạo AdAsia 2013.

Người phát ngôn chính thức của Ban Tổ chức AdAsia 2013 là Trưởng Ban và Phó Trưởng ban Thường trực.

Ban Tổ chức AdAsia 2013 có trách nhiệm tham mưu, giúp Ban Chỉ đạo AdAsia 2013 tổ chức thực hiện theo nội dung Đề án Tổ chức Đại hội Quảng cáo Châu Á năm 2013 tại Việt Nam của Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam theo nội dung, kế hoạch đã được phê duyệt và quy định hiện hành.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Tổ chức được quy định tại Quyết định số 3263/QĐ-BVHTTDL ngày 27/8/2012 của Bộ VHTTDL.

Ban Tổ chức AdAsia 2013 có nhiệm vụ phối hợp thực hiện các nhiệm vụ do Ban Chỉ đạo AdAsia 2013 phân công thuộc thẩm quyền có liên quan của từng thành viên BTC trong quá trình chuẩn bị và tổ chức AdAsia 2013.

Trưởng Ban Tổ chức: Là người chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ VHTTDL và Trưởng Ban Chỉ đạo AdAsia 2013 về mọi vấn đề liên quan đến việc tố chức thực hiện AdAsia 2013. Phân công, chỉ đạo; đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ban Tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao theo kế hoạch, chương trình đã đề ra. Quyết định thành lập và phân công nhiệm vụ cho các tiểu ban chuyên môn phục vụ AdAsia 2013. Triệu tập, chủ trì các phiên họp của Ban Tổ chức và có thể ủy quyền cho Phó trưởng ban chủ trì các phiên họp. Đề xuất với Trưởng Ban Chỉ đạo AdAsia 2013 bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban Tổ chức và bổ sung, thay thế thành viên Ban Tổ chức khi cần thiết.

Khi nhận được những đề xuất, kiến nghị của các thành viên Ban Tổ chức liên quan đến công việc, có trách nhiệm trả lời và cho ý kiến chỉ đạo chậm nhất 05 ngày kể từ ngày nhận được kiến nghị. Được ký và sử dụng con dấu của Bộ VHTTDL trong khi thi hành nhiệm vụ liên quan đến AdAsia 2013.

HCTC