Trong lĩnh vực văn hóa, chuyển đổi số được xem là nội dung quan trọng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển ngành, với mục tiêu bảo tồn, khai thác và sử dụng có hiệu quả tài nguyên văn hóa, đáp ứng nhu cầu về nghiên cứu, học tập, giảng dạy và quảng bá hình ảnh đất nước, con người Việt Nam với bạn bè quốc tế. Bên cạnh đó, việc đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đang ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với quá trình phát triển của mỗi quốc gia, chính vì vậy việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) ngành văn hóa là vô cùng cần thiết.

Qua đó, với vai trò là đơn vị sự nghiệp khoa học, trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, có chức năng nghiên cứu, tư vấn chính sách và chiến lược, triển khai hoạt động khoa học về văn hóa, nghệ thuật, gia đình, văn hóa trong du lịch, văn hóa trong thể thao, đào tạo sau đại học về văn hóa, nghệ thuật và văn hóa du lịch, Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam đã và đang nỗ lực chuyển mình, thay đổi tư duy sáng tạo và nhận thức để phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay.

Theo đại diện của Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam cho biết: Trong những năm qua, Viện đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý nhà nước, số hóa và cung cấp thông tin về văn hóa, nghệ thuật quốc gia trên môi trường mạng Internet, qua đó góp phần quảng bá, bảo vệ và phát huy những giá trị di sản văn hóa nhằm chuyển tải những thông điệp văn hóa, để văn hóa thực sự trở thành nền tảng tinh thần của xã hội, phát triển bền vững.

Viện đã quan tâm, xây dựng các CSDL chung như: Xây dựng CSDL, số hóa các di sản văn hóa phi vật thể từ các thiết bị cũ để chuyển sang lưu trữ và khai thác trên môi trường Internet (các dạng như video clip...); Xây dựng CSDL về cán bộ, công chức, viên chức và người lao động: Hệ thống và CSDL đưa vào sử dụng từ tháng 03/2022. Hệ thống tạo lập CSDL, cho phép quản lý, thống kê, báo cáo dữ liệu liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Viện; Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý về đào tạo (sau đại học) và hệ thống phần mềm quản lý khoa học; Xây dựng hệ thống Cổng thông tin điện tử và các cổng thành phần của Viện; Thư viện phần mềm mã nguồn mở Koha; Hệ thống phần mềm thư viện điện tử của Viện.

Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam là một trong những đơn vị tiên phong trong việc bảo tồn Di sản văn hóa Phi vật thể (DSVHPVT) bằng việc thu thập tài liệu văn bản, ghi hình, ghi âm các tư liệu hình ảnh động về các loại hình văn hóa. Từ năm 1997, Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam được giao quản lý và thực hiện nhiệm vụ sưu tầm, bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phi vật thể các dân tộc Việt Nam trong Chương trình mục tiêu quốc gia về văn hóa giai đoạn 2012 – 2015 và sau này là một số dự án thuộc Chương trình mục tiêu quốc gia về phát triển văn hóa giai đoạn 2025-2035.

Sau hơn 25 năm thực hiện Chương trình, đến nay một khối lượng lớn dữ liệu hình ảnh động, tĩnh, báo cáo khoa học về DSVHPVT các dân tộc Việt Nam đã, đang được lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu Di sản văn hóa và Trung tâm Thông tin, Thư viện, Viện Văn hóa Nghệ thuật Quốc gia: Băng từ video: 5688 băng từ các loại, trong đó tư liệu thô: 5072 băng, Phim khoa học: 616 băng; Album ảnh: 980 quyển = 91.648 ảnh; Báo cáo khoa học: 791 dự án. Đến thời điểm hiện nay, Viện đã số hóa được hơn 700 báo cáo khoa học, 1.154 băng phim khoa học và tư liệu và 40,000 ảnh, đã và đang tạo lập được CSDL dự án Văn hóa phi vật thể.

Viện cũng đã xây dựng được CSDL sách với hơn 7700 biểu ghi, tập trung vào lĩnh vực văn hóa và nghệ thuật và mới chỉ ở dạng biểu ghi thư mục nhưng người dùng có thể tra cứu CSDL này trên phần mềm thư viện của Viện ở bất cứ đâu khi có hệ thống mạng.

Trước đây việc quản lý CSDL bằng phần mềm mã nguồn mở Koha, nhưng từ năm 2023, phần mềm thư viện điện tử đã được đưa vào thay thế và sử dụng. Hiện nay phần mềm thư viện điện tử của Viện đã hỗ trợ hoàn toàn việc tự động hóa các khâu nghiệp vụ về thông tin thư viện, góp phần tạo lập nên bộ máy tra cứu, phục vụ các nhu cầu tra cứu khác nhau. Hệ thống phần mềm thư viện điện tử đã kế thừa, sử dụng tối đa về cơ sở vật chất hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm cơ sở dữ liệu đã có, đáp ứng các yêu cầu của hệ thống thư viện điện điện tử hiện đại, mang tính chuyên ngành nhằm phục vụ các nhu cầu quản lý của đơn vị. Cuối năm 2023, Viện đã bước đầu số hóa hơn 150 đầu sách nội sinh do Viện xuất bản hoặc hợp tác xuất bản, số sách này mới chỉ ở dạng lưu trữ, chưa có kế hoạch đưa ra phục vụ bản toàn văn.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành về văn hóa tại Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia còn bộc lộ một số hạn chế: Phần số hóa để tạo lập CSDL chuyên ngành mới chỉ tập trung vào mảng đề tài dự án văn hóa phi vật thể, còn mảng về văn hóa vật thể chưa có kế hoạch tạo lập. Tại CSDL đề tài văn hóa phi vật thể, thông tin được cập nhật còn chưa đầy đủ, điều đó ảnh hưởng đến việc khai thác và tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu. Việc xây dựng CSDL là một quá trình phức tạp, đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao, có trình độ công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, nguồn kinh phí chi thường xuyên cho công việc số hóa còn hạn chế trong khi lượng tư liệu cần số hóa để tạo lập CSDL toàn văn của Trung tâm Thông tin, Thư viện và dữ liệu Trung tâm Dữ liệu Di sản còn nhiều.

Qua đó, để xây dựng CSDL bảo đảm "đúng, đủ, sạch, sống", đại diện Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam cho rằng: "Cần bố trí nguồn nhân lực và ứng dụng công nghệ thông tin để thường xuyên cập nhật dữ liệu, bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác. Việc xây dựng CSDL ngành văn hóa cần sự phối hợp với các đơn vị, chia sẻ dữ liệu, tránh lãng phí. Đồng thời, bổ sung, nâng cấp hệ thống trang thiết bị nhằm đảm bảo cho việc lưu trữ, bảo quản tài liệu, công trình khoa học đã được sưu tầm, nghiên cứu, xuất bản qua nhiều thế hệ"../.