Marketing hoạt động của các trường đại học trong xu thế tự chủ đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh, giúp Nhà trường tuyển sinh và đào tạo các ngành học gắn với nhu cầu xã hội, đồng thời giúp sinh viên và nhà tuyển dụng hiểu về mục tiêu, chất lượng, môi trường học tập và danh tiếng của Nhà trường, từ đó giúp họ có các quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn trường đại học, ngành học phù hợp với nhu cầu. Trong hoạt động này, các kênh truyền thông như website tạo hiệu quả lớn bởi tính lan tỏa, tương tác cao.

Nếu như trước đây, phần lớn các trang website của các đơn vị, trong đó có các trường học chủ yếu thực hiện nhiệm vụ thông tin nội bộ, triển khai công việc hay giới thiệu về các hoạt động của đơn vị mình thì ngày nay, website chính là địa chỉ, là giải pháp hiệu quả giúp các trường thu hút được đông đảo lượng người học và khẳng định được thương hiệu giáo dục của mình.

Không chỉ có vai trò trong việc thu hút người học, website giáo dục còn kênh để học sinh, phụ huynh nghiên cứu những thông tin cần thiết cho chương trình học của mình. Xác thực trên Internet cũng là cách xác thực uy tín, sự tin cậy và phong cách chuyên nghiệp của đơn vị đó.

Chính vì thế, trong thời gian qua, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội đã luôn chú trọng, quan tâm tới việc xây dựng và nâng cấp website của trường ngày càng hiện đại, phù hợp hơn với triết lý giáo dục của Nhà trường.

Được sự đồng ý và chỉ đạo của Ban Giám hiệu, Phòng công tác sinh viên cùng Ban quản trị website đã phối hợp với Công ty TNHH Phát triển Giáo dục và Công nghệ I&E Việt Nam thiết kế và xây dựng hai hệ thống đó là website truyền thông và phần mềm quản lý sinh viên nhằm phục vụ cho công việc chung của Nhà trường.

ThS. Phùng Quốc Hiếu – Trưởng phòng CTSV, Trưởng ban quản trị website Nhà trường cho biết: Nhận thấy website của trường đã lạc hậu, công tác truyền thông của Nhà trường còn nhiều hạn chế. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý sinh viên trong quá trình sử dụng có nhiều bất cập. Để đáp ứng được yêu cầu phải đẩy mạnh công tác truyền thông maketting cho nhà trường, công tác quản lý sinh viên trong thời gian hiện tại và tương lai cần phải có sự thay đổi, Nhà trường nhận thấy cần ứng dụng công nghệ công nghệ thông tin mới đáp ứng được yêu cầu đề ra. Vì vậy, việc xây dựng lại trang web trường Đại học Văn hóa Hà Nội cũng như bổ sung các phần mềm quản lý, truyền thông tới sinh viên là việc cấp thiết trong giai đoạn hiện nay.

Ths Phùng Quốc Hiếu cũng cho biết: Phần mềm quản lý sinh viên sẽ được chạy trên Website của trường. Giảng viên sinh viên có thể sử dụng để tương tác đa phương tiện đặc biệt là trên smartphone.

TS Đinh Công Tuấn – Phó Hiệu trưởng cho biết: Từ lâu Lãnh đạo Nhà trường đã mong muốn có được phần mềm quản lý sinh viên sinh viên tối ưu. Phần mềm này có thể quản lý được cả thông tin những sinh viên sau khi đã ra trường. Việc ứng dụng tiến bộ mới về công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý sinh viên tại Trường sẽ cho phép bao quát được toàn bộ hoạt động của trường một cách kịp thời, chính xác; giúp cán bộ lãnh đạo, quản lý nắm bắt đầy đủ, chi tiết, chính xác mọi thông tin cần thiết trong bất kỳ thời điểm nào với đối tượng được quản lý; tiết kiệm thời gian, nhân lực và vật lực, đồng thời giảm thiểu những phiền hà, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo.

Theo Dự án triển khai sẽ bao gồm:

Truyền thông đối ngoại với các tính năng nổi bật: kênh thông tin truyền thông chính thống; quảng bá hình ảnh của Nhà trường với đậm nét bản sắc về Văn hóa của trường đầu ngành trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; tính năng quản trị được kết nối với hệ thống Trang nội bộ giúp tối ưu hóa truyền thông đối ngoại và truyền thông nội bộ cùng lúc.

Hệ thống truyền thông nội bộ với các tính năng nổi bật gồm: Không gian riêng cho từng Phòng ban/Khoa giúp quản trị luồng thông tin và phân quyền hiệu quả; gửi thông tin, thông báo tức thời tới đúng đối tượng; không gian số lưu trữ tài liệu trực tuyến, phục vụ tìm kiếm dễ dàng; Không gian Hỏi – Đáp trực tuyến.

Phần phần mềm quản lý sinh viên với các tính năng nổi bật: Bảng quản trị thông tin sinh viên tập trung; Bộ lọc tìm kiếm chuyên sâu; tự động tính Học bổng; Mẫu đơn xác nhận trực tuyến; Báo cáo thống kê.

Để đáp ứng được nhu cầu đổi mới và phát triển giáo dục như hiện nay thì nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin là một xu thế tất yếu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động truyền thông, quản lý sinh viên tại các trường đại học nói chung và tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội nói riêng được xem như một phương tiện hữu ích và hiệu quả, nhằm tăng cường nội lực, tính chủ động của các đơn vị, góp phần hiện đại hóa giáo dục - đào tạo.