Theo đó, thành lập Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần thuộc Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam gồm 29 thành viên do ông Nguyễn Hồng Minh, Phó Cục trưởng Cục TDTT Việt Nam làm Trưởng Tiểu ban. Bà Trần Hải Vân, Phó Cục trưởng Cục Hợp tác quốc tế, Bộ VHTTDL và ông Tần Lê Minh, Chánh Văn phòng Cục TDTT Việt Nam làm Phó Trưởng Tiểu ban.
Thành lập các tiểu ban thuộc Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam
Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu được giao thực hiện các nhiệm vụ: Trình Trưởng Ban Tổ chức quyết định phê duyệt dự toán kinh phí tổ chức hội nghị AMMS 8 và hội nghị SOMS 16; Hoàn tất các thủ tục lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trú, phương tiện đón tiễn các đại biểu tham dự AMMS 8/SOMS 16 và một số hạng mục liên quan đến công tác tổ chức Hội nghị theo quy định; Phối hợp với Ban Thư ký ASEAN và các cơ quan liên quan chuẩn hóa, in ấn và phát hành tài liệu cho các đại biểu; Triển khai mua sắm quà tặng, quốc kỳ các quốc gia ASEAN và các đối tác của ASEAN; Triển khai công tác tuyển chọn và tập huấn Tình nguyện viên phục vụ Hội nghị.
Bên cạnh đó, các tiểu ban cũng đảm nhận nhiệm vụ triển khai công tác lễ tân đón các đoàn đại biểu quốc tế; tháp tùng các quan chức cấp cao tham dự hội nghị; Triển khai sắp đặt bố trí hội trường hội nghị, trang trí, âm thanh, Cabin phiên dịch; bố trí các phòng đón khách VIP trong thời gian hội nghị; Chuẩn bị Lễ bàn giao vai trò chủ trì của Việt Nam cho Campuchia; Hoàn tất các thủ tục liên quan đến công tác thanh quyết toán kinh phí tổ chức Hội nghị.
Quyết định cũng giao Trưởng Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần có trách nhiệm xây dựng quy chế hoạt động của Tiểu ban và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên để triển khai thực hiện các nhiệm vụ chung của Tiểu ban.
