Theo ông Nguyễn Đức Kiên – Phó giám đốc Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam cho biết, trong công tác quản lý hiện vật, Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam đã tiến hành xây dựng, khai thác và quản lý cơ sở dữ liệu, hồ sơ hiện vật trên hệ thống phần mềm quản lý hiện vật. Từ giữa năm 2020, Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam đã phối hợp với công ty tin học Esoft xây dựng phần mềm quản lý hiện vật của Bảo tàng, cho đến nay đã có được những kết quả bước đầu, góp phần vào sự phát triển, sự thành công của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam cũng như Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch trong công cuộc chuyển đổi số nói chung.

Xác định cơ sở dữ liệu về hiện vật là nền tảng của công tác số hoá, là xương sống để vận hành và vận hành có hiệu quả phần mềm quản lý hiện vật, các cán bộ chuyên môn của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam đã tiến hành thu thập, xây dựng CSDL về hiện vật từ hồ sơ, tài liệu, sổ đăng ký hiện vật... mà bảo tàng đang lưu giữ thông tin gồm: Thu thập các thông tin hiện vật trong hệ thống sổ đăng ký của Bảo tàng và lý lịch hiện vật; Các tài liệu, văn bản, giấy tờ pháp lý liên quan đến hiện vật; Ảnh chụp, ảnh scan 3D hiện vật…

Các thông tin (dữ liệu) này sau khi được tổng hợp sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu và chọn lọc để có được dữ liệu chuẩn xác nhất và tiến hành nhập vào phần mềm quản lý hiện vật theo trình tự các trường thông tin đã xây dựng sẵn trên phần mềm quản lý hiện vật theo yêu cầu khai thác, sử dụng và quản lý hiện vật của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam.

Sau khi hoàn thành việc thu thập, làm sạch dữ liệu hiện vật và nghiệm thu phần mềm quản lý hiện vật thì tiến hành việc nhập dữ liệu vào phần mềm; đây là công đoạn tốn rất nhiều thời gian, công sức và cần độ chính xác cao khi nhập thông tin từ hồ sơ, sổ đăng ký vào phần mềm quản lý. Thông tin hiện vật do viên chức chuyên môn nhập liệu sẽ được quản lý phòng kiểm tra, chỉnh sửa, phê duyệt xong mới chính thức lưu vào CSDL để khai thác, phát huy.

"Sau khi phần mềm quản lý hiện vật đưa vào sử dụng, khai thác đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực, đáp ứng tốt yêu cầu trong công tác quản lý hiện vật cũng như khai thác và phát huy CSDL về hiện vật. Việc quản lý gần 20 nghìn hiện vật được thống nhất thực hiện qua phần mềm, hiện vật bảo tàng được hệ thống, phân loại theo nhóm chức năng/ loại hình/ chất liệu một cách khoa học, dễ theo dõi cập nhật, dễ thống kê, tìm kiếm. Đồng thời, việc quản lý hiện vật bằng phần mềm còn giúp cho cán bộ chuyên môn của bảo tàng tiết kiệm được nhiều thời gian trong các khâu công tác, từng bước chuyển biến nhận thức, nâng cao kiến thức về công nghệ thông tin và thói quen làm việc trong môi trường số"- ông Nguyễn Đức Kiên nói.

Theo TS Chu Thu Hường, Viện Bảo tồn di tích, đối với mọi ngành và lĩnh vực, dữ liệu luôn là khởi đầu quan trọng đảm bảo sự khoa học và hiệu quả của nghiên cứu.

Là Viện nghiên cứu đầu ngành trong lĩnh vực bảo tồn di tích, Viện luôn coi trọng công tác tư liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu cho bảo tồn và trùng tu di tích, Viện Bảo tồn di tích đã có được kho tư liệu khá đồ sộ đóng góp vào cơ sở dữ liệu của ngành Văn hóa.

Quá trình thực hiện số hóa di tích, di sản luôn được triển khai một cách toàn diện từ việc khảo sát, tập hợp, xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ phục vụ số hóa, đến việc xây dựng ngân hàng dữ liệu về di tích luôn được Viện thực hiện bài bản, theo quy chuẩn phù hợp. Bên cạnh đó, Viện cũng nỗ lực thực hiện tích hợp, chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan thông qua việc xây dựng cập nhật ngân hàng dữ liệu về di tích.

Ngân hàng dữ liệu số về di tích và công tác bảo tồn di tích ở Việt Nam với hơn 4.000 di tích được upload lên hệ thống, đã trở thành một kênh quan trọng trong việc giới thiệu về di tích và công tác bảo tồn di tích ở Việt Nam. Đây cũng là một đóng góp lớn của Viện Bảo tồn di tích đối với xây dựng cơ sở dữ liệu ngành Văn hóa. Từ ngân hàng dữ liệu này, không chỉ đóng góp dữ liệu tổng quan về di tích của Việt Nam mà còn cung cấp các dữ liệu chi tiết khoa học về các di tích cụ thể, các thông số kỹ thuật trùng tu di tích... Ngân hàng dữ liệu số giúp cho việc tra cứu và tìm kiếm thông tin dữ liệu về di tích trở nên vô cùng thuận lợi, đa dạng hóa cánh tiếp cận dữ liệu và góp phần quảng bá di sản tới nhiều đối tượng hơn.

Tuy nhiên, việc triển khai chuyển đổi số trong lĩnh vực bảo tồn di tích còn khá mới mẻ, Viện chưa có đội ngũ nguồn nhân lực thành thạo công nghệ thông tin để đáp ứng công việc và thách thức lớn nhất là vấn đề kinh phí thực hiện các nội dung số hóa, chuyển đổi số và tích hợp các công nghệ mới trong lĩnh vực bảo tồn di tích.

ThS Phạm Minh Trường, Viện phim Việt Nam cho biết, là cơ quan lưu trữ hình ảnh động quốc gia hiện nay kho phim của Viện đang lưu giữ gần 80.000 cuốn phim nhựa. Nhằm mục đích lưu trữ, bảo quản lâu dài các tư liệu trên đồng thời khai thác, phổ biến rộng rãi tới công chúng, Viện Phim Việt Nam đã có kế hoạch, lộ trình nhằm số hóa các tư liệu quý giá đó.

Phim đã số hóa giúp cho các công tác tra cứu đơn giản, thuận tiện hơn, tăng khả năng truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng; thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin; có khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng hoặc chuyển đổi sang loại dữ liệu số khác.

Năm 2005, Viện Phim Việt Nam đầu tư hệ thống thiết bị in chuyển phim kỹ thuật số hiện đại. Trung bình một năm hệ thống in chuyển được khoảng 1000 – 1200 cuốn phim nhựa sang băng Betacam. Nhằm đảm bảo việc số hóa phim được liên tục, phù hợp với xu thế phát triển của điện ảnh, năm 2015, Viện Phim đầu tư hệ thống số hóa phim nhựa độ phân giải 2K. Trung bình một năm Viện Phim Việt Nam số hóa được khoảng 600 cuốn - 700 cuốn phim nhựa cho độ phân giải 2K.

Tương tự công tác số hóa phim, Viện Phim Việt Nam cũng tiến hành số hóa các tài liệu cấp 2 nhằm lưu trữ bảo quản an toàn, lâu dài các tư liệu gốc, hạn chế tối đa việc đưa tài liệu gốc ra phục vụ, đồng thời việc lưu trữ trên bản số hóa giúp cho các nhà nghiên cứu, người yêu mến điện ảnh dễ dàng tra cứu, tiếp cận tài liệu. Nhờ đó, phát huy tối đa công tác phổ biến, quảng bá các tư liệu lưu trữ.

"Việc xây dựng, khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống CSDL nói chung là rất quan trọng, cần thiết và cần có những mục tiêu và lộ trình rõ ràng. Bên cạnh đó, cần bố trí nguồn nhân lực và tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào xây dựng CSDL nhằm nâng cao hiệu quả trong các hoạt động quản lý, khai thác dữ liệu, thường xuyên cập nhật dữ liệu, bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác, phản ánh chân thực và phục vụ hiệu quả cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị. Đồng thời, việc xây dựng CSDL cần chú trọng gắn kết chặt chẽ với bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, an ninh quốc gia, bảo vệ thông tin cá nhân"- ông Phạm Minh Trường chia sẻ.

Tuy nhiên, theo ông Phạm Minh Trường, công tác số hóa ở Viện cũng gặp nhiều khó khăn như: các trang thiết bị tuy được đầu tư nhưng đến nay phần lớn đã lạc hậu. Một số linh kiện của máy quét phim xuống cấp gây ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ thực hiện công việc. Việc bảo trì, sửa chữa phải thuê chuyên gia nước ngoài tuy nhiên chi phí cho công việc trên rất lớn.

Bên cạnh đó, công tác lưu trữ và quản lý dữ liệu vẫn còn thủ công do chưa có hệ thống lưu trữ dữ liệu chuyên dụng cũng như phần mềm quản lý dữ liệu hiện đại, phù hợp với đặc thù công việc.

Phim nhựa, tài liệu cấp 2 vẫn tiếp tục được bổ sung hàng năm, số lượng số hóa lớn tuy nhiên nhân lực, trang thiết bị chưa đáp ứng đủ. Kho phim tại Viện Phim Việt Nam đang lưu trữ gần 80.000 cuốn phim, trong khi hàng năm Viện chỉ số hóa được từ 600-700 cuốn phim. Với trang thiết bị và nhân lực hiện tại, để số hóa được hết kho phim đòi hỏi thời gian vô cùng lớn.

Tính bảo mật dữ liệu của tư liệu số hóa cũng là vấn đề cần được đặt ra, việc sao chép, chia sẻ dữ liệu, để lọt thông tin hoàn toàn có thể xảy ra, thậm chí có thể chỉ do vô ý của cá nhân trong đơn vị, nếu không được kiểm soát chặt chẽ.

Từ thực tiễn tại Viện Phim Việt Nam, ông Phạm Minh Trường cho rằng, việc xây dựng, khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống CSDL nói chung rất quan trọng, cần thiết và cần có những mục tiêu và lộ trình rõ ràng.

Cần bố trí nguồn nhân lực và tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào xây dựng CSDL nhằm nâng cao hiệu quả trong các hoạt động quản lý, khai thác dữ liệu, thường xuyên cập nhật dữ liệu, bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác, phản ánh chân thực và phục vụ hiệu quả cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị.

Việc xây dựng CSDL cần chú trọng gắn kết chặt chẽ với bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, an ninh quốc gia, bảo vệ thông tin cá nhân.

Đồng thời tăng cường giao lưu, hợp tác với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài nước để chia sẻ kinh nghiệm trong công tác số hóa, khai thác, chia sẻ, quản lý dữ liệu.

"Có thể thấy, xây dựng CSDL chính là nhiệm vụ trọng tâm của chuyển đổi số. Chính phủ hay chính quyền số đều lấy CSDL làm trung tâm. Vì thiếu CSDL, các hoạt động của chuyển đổi số đều không có giá trị, không thể phát triển; các ứng dụng, dịch vụ, nền tảng số sẽ "đóng băng" hoặc không được sinh ra"- ông Phạm Minh Trường chia sẻ./.