Đây là hoạt động truyền thống mang tính biểu tượng cao, đánh dấu sự hiện diện chính thức của các quốc gia và vùng lãnh thổ tại ngày hội thể thao lớn nhất châu lục, tiếp nối tinh thần của kỳ ASIAD 19 từng được tổ chức thành công tại Hàng Châu, Trung Quốc.

Theo kế hoạch từ BTC, Quảng trường VĐV nằm tại Bến tàu Vườn Cảng Nagoya sẽ là nơi diễn ra toàn bộ các nghi thức đón tiếp trang trọng này. Trong suốt ba ngày liên tiếp, từ ngày 16 – 18/9/2026, khu vực giao lưu của làng VĐV sẽ ngập tràn trong sắc màu văn hóa quốc tế. Chuỗi sự kiện sẽ kết thúc vẹn toàn ngay một ngày trước khi ngọn đuốc của Đại hội chính thức được thắp lên tại Lễ khai mạc.

Để đảm bảo tiến độ và sự trang nghiêm, BTC đã sắp xếp các buổi lễ theo những khung giờ cố định mỗi ngày, cụ thể vào lúc 10 giờ sáng, 1 giờ 30 chiều và 5 giờ chiều. Mỗi phiên kéo dài trong vòng 30 phút sẽ là không gian trang trọng dành riêng cho năm Ủy ban Olympic quốc gia. Thành phần tham dự bao gồm các Trưởng đoàn hoặc người đại diện hợp pháp, cùng đông đảo các VĐV và quan chức của mỗi đội tuyển. Tại đây, những nghi thức mang đậm tính nghi lễ và ngoại giao thể thao như quốc ca, kéo cờ, biểu diễn nghệ thuật truyền thống và trao đổi quà lưu niệm với lãnh đạo địa phương sẽ được thực hiện, tạo nên những kỷ niệm khó quên cho các thành viên tham dự.

Bên cạnh công tác đón tiếp, những thông tin quan trọng về hai buổi lễ thắp lửa và bế mạc của Đại hội cũng đã được định hình rõ nét. Sân vận động Điền kinh Công viên Mizuho sau quá trình nâng cấp và tân trang toàn diện sẽ là địa điểm đăng cai cả hai sự kiện trọng đại này. Lễ khai mạc diễn ra vào tối ngày 19/9/2026 trong khung giờ từ 18 giờ đến 20 giờ, mang thông điệp đầy tính nhân văn với chủ đề "Nhịp đập hài hòa", phản ánh tinh thần đoàn kết, gắn kết không biên giới của các VĐV châu Á. Trong khi đó, Lễ bế mạc vào tối ngày 4/10/2026 sẽ gói gọn trong 90 phút với ý tưởng "Một châu Á", hướng đến một tương lai chung sống hòa bình và cùng nhau lan tỏa nguồn cảm hứng bất tận.

Sự thành công của các đêm đại nhạc hội và trình diễn nghệ thuật tại Đại hội lần này được đặt vào tay vị Giám đốc sáng tạo tài năng Yukihiko Tsutsumi. Là một người con ưu tú sinh ra tại chính thành phố Nagoya, vị đạo diễn sinh năm 1955 này sở hữu sự nghiệp lẫy lừng trong nhiều lĩnh vực từ điện ảnh, sân khấu cho đến nghệ thuật kỹ thuật số. Với bề dày kinh nghiệm cùng hàng loạt giải thưởng danh giá cả trong nước lẫn quốc tế, sự dẫn dắt của ông hứa hẹn sẽ mang đến những bữa tiệc thị giác và âm thanh đỉnh cao, khắc họa đậm nét bản sắc văn hóa Nhật Bản hòa quyện cùng dòng chảy hiện đại của thể thao châu lục.