Dự án được xây dựng trên cơ sở chấp nhận tương đương ISO 19005 Document management - Electronic document file format for long-term preservation. Bộ tiêu chuẩn gồm 2 phần, quy định cụ thể về cách sử dụng PDF/A cho tài liệu ở các phiên bản khác nhau từ phiên bản 1.4, 1.7, 2.0..., trong đó quy định về cách sử dụng PDF/A, ký hiệu, mức độ tuân thủ và các yêu cầu kỹ thuật như cấu trúc tệp, đồ hoạ, đồ thị, phông chữ, sự rõ ràng, sự chú thích, hành động, siêu dữ liệu, cấu trúc logic, mẫu tương tác… Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1). Phần 2: Sử dụng ISO 32000-1 (PDF/A-2).

Việc xây dựng Tiêu chuẩn này xuất phát từ nhu cầu thực tế đối với việc quản lý và lưu trữ dữ liệu hiện nay. Cùng với Cách mạng công nghiệp lần thứ 4, việc thực hiện mạnh mẽ chuyển đổi số quốc gia làm gia tăng sự phát triển đa dạng các nguồn tài nguyên số và bảo quản tài liệu điện tử đang đặt ra những thách thức mới và cấp thiết đối với các nhà lưu trữ. Để tài liệu được sử dụng như là bằng chứng pháp lý thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc của chúng - những thứ mà trong môi trường điện tử tồn tại độc lập với phương tiện mang tin phải được bảo toàn, nên nếu chỉ bảo quản riêng phương tiện mang tin sẽ là không đủ. Vì vậy, cần phải thống nhất theo một tiêu chuẩn định dạng tệp tài liệu điện tử đáp ứng được yêu cầu của việc bảo quản lâu dài.

Tại cuộc họp, bà Kiều Thúy Nga - Chủ nhiệm Dự án đã giới thiệu tổng quan Dự án và nêu rõ mục tiêu của Dự án nhằm xác định một định dạng tệp PDF (PDF/A) để lưu trữ tài liệu, cung cấp cơ chế hiển thị tài liệu điện tử theo cách duy trì hình thức trực quan theo thời gian, không phụ thuộc vào các công cụ và hệ thống được sử dụng để tạo, lưu trữ hoặc hiển thị các tệp; cung cấp một khuôn khổ để ghi lại bối cảnh và lịch sử của tài liệu điện tử dưới dạng siêu dữ liệu trong các tệp phù hợp và xác định một khuôn khổ để biểu diễn cấu trúc lôgic và thông tin ngữ nghĩa khác của tài liệu điện tử trong các tệp phù hợp nhằm đáp ứng các nhu cầu: Quản trị dữ liệu điện tử; Định dạng tệp tài liệu điện tử; Bảo quản lâu dài tài liệu điện tử; Trích xuất dữ liệu, đáp ứng nhu cầu cần thiết trong các doanh nghiệp, chính phủ, thư viện, cơ quan lưu trữ, các tổ chức và cá nhân; tạo thuận lợi cho bạn đọc khai thác và sử dụng tài liệu thư viện.

Các đại biểu, chuyên gia tham dự cuộc họp đã đánh giá cao cách thức triển khai Dự án, phương thức làm việc khoa học, những lợi ích mà Dự án mang lại trong lĩnh vực thông tin - thư viện, lưu trữ dữ liệu, xây dựng phần mềm ứng dụng cũng như trong công tác quản lý, xây dựng thư viện điện tử,... Bên cạnh đó, các ý kiến cùng trao đổi, thảo luận tập trung về các vấn đề: Cách thức chuẩn hóa thuật ngữ kỹ thuật, câu chữ sau khi chuyển ngữ để dễ hiểu, dễ tiếp cận và phù hợp với điều kiện của Việt Nam; Thay đổi cách thức làm việc của Ban Biên soạn trực tiếp hoặc trực tuyến theo tình hình thực tế để đạt được hiệu quả công việc… Đây là cơ sở để Ban Biên soạn tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện Dự thảo và Thuyết minh Tiêu chuẩn quốc gia “Quản lý tài liệu – Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài”.

Dự án được thực hiện trong thời gian 02 năm 2022-2023 và dự kiến hoàn thành, công bố vào cuối năm 2023./.