Theo Quyết định, các Tiểu ban gồm có: Tiểu ban Nội dung và Tuyên truyền; Tiểu ban Lễ tân; Tiểu ban Hậu cần; Tiểu ban An ninh và an toàn.
Các Tiểu ban có nhiệm vụ chủ yếu sau:
Tiểu ban Nội dung và Tuyên truyền: Xây dựng kế hoạch chi tiết, trình Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phê duyệt; Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức Hội nghị quốc tế về du lịch tâm linh vì sự phát triển bền vững; Phối hợp với Tổ chức Du lịch thế giới (UNWTO) dự thảo thư mời đại biểu quốc tế và trong nước; Xây dựng kịch bản chi tiết Hội nghị và các sự kiện liên quan; Chuẩn bị các bài phát biểu của Lãnh đạo Trung ương, Lãnh đạo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (VHTTDL), Lãnh đạo UBND tỉnh Ninh Bình; Chuẩn bị nội dung các buổi gặp gỡ, tiếp xúc song phương và đa phương. Chuẩn bị nội dung họp báo trước và trong Hội nghị; thông cáo báo chí; Rà soát và dịch nội dung các bài thuyết trình, báo cáo xin ý kiến Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức để đảm bảo nội dung đúng định hướng, hiệu quả tuyên truyền; Phối hợp với UNWTO dự thảo nội dung Tuyên bố Ninh Bình về du lịch tâm linh vì sự phát triển bền vững…
Tiểu ban Lễ tân: Xây dựng kế hoạch chi tiết về hoạt động lễ tân phục vụ Hội nghị; Lựa chọn và đào tạo đội ngũ tình nguyện viên phục vụ sự kiện; Xây dựng phương án đón tiễn sân bay đại biểu VIP và đại biểu quốc tế; Xây dựng phương án đi lại hàng ngày; Chuẩn bị quà tặng của Lãnh đạo Bộ VHTTDL đối với đại biểu VIP; Đón tiếp đại biểu trong thời gian diễn ra Hội nghị; Phục vụ Lãnh đạo Trung ương, Lãnh đạo Bộ VHTTDL tham dự sự kiện; Kịch bản tiệc chiêu đãi của Bộ trưởng và Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Bình;Chuẩn bị giấy mời tiệc chiêu đãi và các sự kiện liên quan…
Tiểu ban Hậu cần: Xây dựng kế hoạch chi tiết về công tác hậu cần phục vụ Hội nghị; Xây dựng dự toán kinh phí tổ chức Hội nghị; Xây dựng phương án hậu cần cho Hội nghị và các sự kiện liên quan: hội trường; phòng họp song phương, đa phương; địa điểm tổ chức triển lãm; ăn, nghỉ, tiệc chiêu đãi phục vụ đại biểu quốc tế được đài thọ; Chuẩn bị quà tặng và ấn phẩm cho đại biểu; Bảo đảm phương tiện đưa đón sân bay, đi lại hàng ngày, tham quan...; Phối hợp với Tiểu ban An ninh đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, chăm sóc y tế, bảo vệ sức khỏe cho đại biểu trong thời gian diễn ra Hội nghị; Bố trí trang thiết bị dịch, phiên dịch phục vụ sự kiện; Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị phục vụ chương trình biểu diễn nghệ thuật; Xây dựng kế hoạch và tổ chức chương trình tham quan; Tham mưu công tác kế hoạch, quản lý, sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí tổ chức Hội nghị Đại hội theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước; Xây dựng kịch bản các chương trình nghệ thuật phục vụ Hội nghị trình Lãnh đạo duyệt và tổ chức triển khai;
Tiểu ban An ninh và an toàn: Xây dựng kế hoạch chi tiết về công tác đảm bảo an ninh, an toàn cho Hội nghị; Bảo vệ trật tự trị an, phòng ngừa, trấn áp tội phạm; bố trí phân luồng, phân tuyến, đảm bảo an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ trong những ngày diễn ra sự kiện; đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm; Xây dựng phương án giải quyết các tình huống đột xuất xảy ra; Bố trí xe dẫn đường phục vụ Lãnh đạo Trung ương, các khách VIP;
Quyết định nêu rõ, các Tiểu ban có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ do Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức giao, triển khai các công việc chuẩn bị và tổ chức Hội nghị quốc tế về du lịch tâm linh vì sự phát triển bền vững theo đúng kế hoạch, chương trình, quy định của Nhà nước, đảm bảo an ninh, an toàn, tiết kiệm, hiệu quả cho Hội nghị.
HCTC
