Thực hiện nhiệm vụ UBND tỉnh giao, Sở VHTTDL  đã có công văn hướng dẫn, đề nghị UBND các huyện, thị xã, thành phố (UBND cấp xã sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy và chính quyền địa phương 2 cấp) chỉ đạo các phòng, đơn vị, địa phương nơi có di tích, các Ban/Tổ quản lý di tích trên địa bàn; các đơn vị: Trung tâm Nghiên cứu lịch sử và BTDS Thanh Hóa, Trung tâm Bảo tồn di sản thành Nhà Hồ, Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa khẩn trương triển khai thực hiện một số nội dung liên quan đến việc quản lý, gìn giữ, bảo vệ các di tích, hiện vật, di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia thuộc quyền quản lý, trực tiếp quản lý, đảm bảo việc quản lý, bảo vệ, gìn giữ các di tích, hiện vật, di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia được tuyệt đối an toàn, không để xảy ra hư hỏng, mất, thất lạc hoặc xâm hại dưới bất kỳ hình thức nào, báo cáo kết quả về Sở  VHTTDL. 

Kết quả cho thấy, đối với việc quản lý, bảo vệ, gìn giữ các di tích, hiện vật, di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia tại các di tích, các địa phương, đơn vị đã hoàn thành việc rà soát, kiểm kê các hiện vật, di vật, cổ vật, đồ thờ, nội thất tại các di tích trên địa bàn quản lý, được giao trực tiếp quản lý, bảo vệ theo hồ sơ khoa học di tích (cụ thể là Tập ảnh màu khảo tả di tích, hiện vật thuộc di tích; Bảng thống kê hiện vật thuộc di tích) hoặc lập Danh mục các hiện vật, di vật, cổ vật, đồ thờ, nội thất tại các di tích (đối với các di tích chưa có Tập ảnh màu khảo tả di tích, hiện vật thuộc di tích; Bảng thống kê hiện vật thuộc di tích) để bàn giao cho UBND cấp xã nơi có di tích khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp. 

Phân công, giao trách nhiệm trực tiếp quản lý, bảo vệ di tích và các hiện vật, di vật, cổ vật thuộc di tích cho các đơn vị, cá nhân, cụ thể là các thành viên còn lại của các Ban/Tổ quản lý di tích hiện nay không phải luân chuyển công tác (như: Bí thư chi bộ thôn, trưởng thôn, thủ từ, thủ nhang, trụ trì….) cho đến khi bàn giao, chuyển về UBND cấp xã mới quản lý theo quy định; không để tình trạng di tích không có hoặc không rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp, chậm trong việc phát hiện, xử lý khi vụ việc xâm phạm di tích xảy ra; đảm bảo việc quản lý, bảo vệ, gìn giữ các di tích, hiện vật, di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia được tuyệt đối an toàn, không để xảy ra hư hỏng, mất, thất lạc hoặc xâm hại dưới bất kỳ hình thức nào.

Đối với các hiện vật, di vật, cổ vật đang được lưu giữ, bảo quản, trưng bày tại các địa phương (cụ thể như: Tại các nhà truyền thống, bảo tàng…), theo kết quả phối hợp rà soát, báo cáo của Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa, hiện nay, trên địa bàn tỉnh có 12 huyện, thị xã, thành phố đang lưu giữ, bảo quản, trưng bày các hiện vật, di vật, cổ vật tại phòng truyền thống, hội trường UBND cấp huyện hoặc tại Trung tâm Văn hóa, Thông tin, Thể thao và Du lịch cấp huyện, UBND cấp xã với 1.671 hiện vật, trong đó có 29 hiện vật có giá trị lịch sử, văn hóa.... Các phòng trưng bày, lưu giữ hiện vật đều có khóa bảo vệ, nằm trong khuôn viên cơ quan có bảo vệ gác cổng 24/7, chưa có hệ thống camera an ninh giám sát riêng. 

Mặt khác, hầu hết các tư liệu, hiện vật chưa được làm hồ sơ thông tin hiện vật, chưa được đánh số kiểm kê, chưa có danh mục và sổ theo dõi, phân loại, cũng như bảo quản định kỳ, bảo quản chuyên sâu, dễ bị hư hỏng bởi môi trường tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ của hiện vật. 

Trước thực trạng nêu trên, để đảm bảo an toàn cho các hiện vật, tránh bị thất lạc, mất, hư hỏng, Sở VHTTDL đề nghị UBND tỉnh tiếp tục chỉ đạo UBND các huyện phối hợp với Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa thực hiện việc bàn giao 29 hiện vật như đề xuất của Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa theo quy định của pháp luật hiện hành. 

Đối với các hiện vật, di vật, cổ vật còn lại, kiến nghị giao UBND các huyện, thị xã, thành phố thống kê, lập hồ sơ thông tin hiện vật, đánh số kiểm kê, lập sổ theo dõi, phân loại các hiện vật để thực hiện bàn giao khi kết thúc hoạt động đơn vị hành chính cấp huyện, sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính cấp xã trên địa bàn tỉnh. 

Các địa phương chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh về việc đảm bảo tuyệt đối an toàn cho các hiện vật, di vật, cổ vật, không để xảy ra mất, thất lạc hoặc bị xâm hại dưới bất kỳ hình thức nào.