Để sự thuận tiện ấy hiện diện trong từng thao tác của khán giả, giải pháp công nghệ cần gắn với quy trình vận hành thực tế của đơn vị nghệ thuật. Khi thông tin chương trình, dữ liệu đặt vé, thanh toán và kiểm soát vào cửa được kết nối thống nhất, nền tảng còn có thể hỗ trợ công tác quản lý, giúp Liên đoàn hiểu hơn nhu cầu và duy trì kết nối với công chúng.

Vậy phía sau một cú chạm đặt vé là những bài toán công nghệ và vận hành nào, và cần những điều kiện gì để website Xiếc Việt trở thành nền tảng cho quá trình đổi mới lâu dài?

Phóng viên: Trong khuôn khổ Kế hoạch hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, khi bắt đầu phối hợp với Liên đoàn Xiếc Việt Nam xây dựng website bán vé trực tuyến, đơn vị đã tiếp cận bài toán này như thế nào? Đâu là những yêu cầu trọng tâm được xác định ngay từ đầu?

Ông Chu Tiến Đạt: Chúng tôi tiếp cận bài toán từ hai phía: khán giả cần mua vé thuận tiện, trực quan, thao tác dễ dàng từ tìm hiểu show diễn - mua vé - thanh toán – nhận vé, Liên đoàn Xiếc Việt Nam cần chuyển đổi số hoạt động bán vé giấy truyền thống sang vé điện tử và một công cụ quản lý phù hợp với hoạt động biểu diễn. Vì vậy, điểm xuất phát là làm rõ bài toán của đơn vị, quy trình vận hành, từ cập nhật lịch diễn, sơ đồ chỗ ngồi, bán vé, xuất hóa đơn điện tử đến kiểm soát vé tại rạp và đối soát sau mỗi chương trình.

Trong khuôn khổ Kế hoạch hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số, ưu tiên của chúng tôi là xác định rõ những chức năng thiết yếu để tập trung nguồn lực thực hiện. Khán giả cần dễ dàng tìm thấy chương trình, biết rõ lịch diễn và giá vé, chọn được chỗ phù hợp, thanh toán và nhận vé thuận tiện. Về phía đơn vị vận hành, 1 website với diện mạo mới đầy đủ thông tin, trực quan, sinh động, cùng với thông tin vé điện tử phải được quản lý thống nhất, hạn chế sai sót khi phục vụ khách hàng.

Yêu cầu xuyên suốt là hệ thống dễ sử dụng, hoạt động ổn định và có khả năng tiếp tục phát triển. Hiệu quả cuối cùng phải được thể hiện ở việc khán giả mua vé dễ hơn và cán bộ của Liên đoàn chủ động hơn trong công việc hằng ngày.

Phóng viên: Xây dựng hệ thống bán vé trực tuyến cho một đơn vị nghệ thuật biểu diễn có những yêu cầu đặc thù so với một website thông thường. Trong quá trình triển khai, đâu là những bài toán khó về công nghệ và vận hành mà đội ngũ thực hiện phải giải quyết để hệ thống hoạt động ổn định, thuận tiện và đáp ứng nhu cầu thực tế của khán giả?

Ông Chu Tiến Đạt: Đặc thù của bán vé biểu diễn là mỗi chiếc vé gắn với một suất diễn, một thời điểm và có thể là một vị trí ghế cụ thể. Vì vậy, bài toán quan trọng là bảo đảm trạng thái ghế chính xác khi nhiều người cùng đặt mua (giữ vé), đồng thời xử lý thống nhất giữa các kênh bán vé (bán trực tiếp cho khách hàng cuối hay bán qua đại lý).

Một tình huống cần tính kỹ là khách đã chọn ghế nhưng chưa hoàn tất thanh toán. Hệ thống cần có cơ chế giữ chỗ trong thời hạn phù hợp và giải phóng chỗ khi hết hạn. Nếu thanh toán được xác nhận chậm hoặc giao dịch bị gián đoạn, phải có cách kiểm tra, đối soát và xử lý rõ ràng, tránh khiến khán giả lúng túng hoặc phải thanh toán lại khi chưa cần thiết.

Tại rạp, yêu cầu lại là kiểm tra vé nhanh, nhận diện đúng suất diễn và ngăn một vé được sử dụng nhiều lần. Bên cạnh giải pháp kỹ thuật, cần có quy trình hỗ trợ các trường hợp như khách không tìm thấy vé hoặc kết nối mạng gặp sự cố. Một hệ thống ổn định phải đi cùng khả năng xử lý những tình huống thực tế đó.

Phóng viên: Từ xem lịch diễn, lựa chọn chương trình, vị trí ghế, thanh toán, nhận vé QR đến check-in tại rạp là một chuỗi thao tác liên quan trực tiếp đến trải nghiệm của khán giả. Đội ngũ phát triển đã lựa chọn những giải pháp và nguyên tắc thiết kế nào để kết nối các khâu này thành một quy trình thuận tiện, dễ sử dụng?

Ông Chu Tiến Đạt: Nguyên tắc chúng tôi hướng tới là mỗi bước đều rõ ràng, thao tác vừa đủ và người mua luôn biết mình đang ở đâu trong quy trình. Trải nghiệm cần được thiết kế phù hợp với điện thoại, để khán giả có thể dễ dàng đặt vé ngay khi tìm thấy chương trình quan tâm, do xu hướng người dùng smartphone là chủ yếu.

Thông tin về chương trình, ngày giờ, địa điểm và giá vé cần được trình bày dễ hiểu. Khi chọn chỗ, khán giả phải nhận biết được hướng sân khấu, vị trí ghế và những chỗ còn trống. Trước khi thanh toán, toàn bộ thông tin đặt vé và tổng số tiền cần được hiển thị để người mua kiểm tra.

Sau khi giao dịch hoàn tất, vé điện tử phải dễ tìm lại, có thông tin suất diễn và mã QR rõ ràng. Dữ liệu đặt vé, thanh toán và kiểm soát vào cửa cần được kết nối thống nhất để khán giả có thể sử dụng vé thuận tiện khi đến rạp.

Chúng tôi cũng coi hướng dẫn và thông báo lỗi là một phần của thiết kế. Khi có sự cố, hệ thống cần cho người dùng biết tình trạng hiện tại, bước tiếp theo và cách nhận hỗ trợ.

Phóng viên: Dự án đặt ra yêu cầu triển khai trong thời gian ngắn theo tinh thần Kế hoạch hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số. Đơn vị đã tổ chức quá trình phát triển, thử nghiệm và phối hợp với Liên đoàn Xiếc Việt Nam như thế nào để vừa đáp ứng tiến độ, vừa bảo đảm chất lượng khi hệ thống được đưa vào vận hành thực tế?

Ông Chu Tiến Đạt: Với yêu cầu thời gian ngắn, cách tổ chức phù hợp là thống nhất sớm phạm vi công việc, xác định đầu mối phối hợp rõ ràng và chia quá trình triển khai thành những phần có thể kiểm tra được. Các chức năng trực tiếp phục vụ một giao dịch mua vé hoàn chỉnh cần được ưu tiên trước.

Sự phối hợp với Liên đoàn Xiếc Việt Nam có vai trò quyết định, bởi đội ngũ trực tiếp bán vé và đón khán giả hiểu rõ những tình huống vận hành. Việc trao đổi và lấy phản hồi cần diễn ra trong suốt quá trình phát triển, để những điểm chưa phù hợp được điều chỉnh sớm.

Khâu thử nghiệm phải bao quát cả giao dịch thông thường lẫn các tình huống như nhiều người cùng chọn một ghế, thanh toán chưa được xác nhận, vé bị quét lại hoặc khách đến nhầm suất diễn. Trước khi đưa vào sử dụng, cần hoàn thiện hướng dẫn vận hành, phân công trách nhiệm hỗ trợ và chuẩn bị phương án xử lý sự cố.

Phóng viên: Nếu nhìn xa hơn chức năng bán vé trực tuyến, nền tảng này có thể tạo ra những giá trị gì cho Liên đoàn Xiếc Việt Nam trong quản lý, khai thác dữ liệu, hiểu nhu cầu khán giả và duy trì kết nối với công chúng? Đơn vị đã tính đến những khả năng này như thế nào ngay từ quá trình xây dựng hệ thống?

Ông Chu Tiến Đạt: Bán vé trực tuyến có thể tạo ra nguồn dữ liệu hữu ích cho công tác quản lý. Khi dữ liệu được ghi nhận đầy đủ và nhất quán, Liên đoàn có thể theo dõi số vé bán ra, doanh thu và tỷ lệ lấp đầy theo từng suất diễn; từ đó có thêm cơ sở để đánh giá chương trình và bố trí lịch diễn.

Dữ liệu cũng giúp tìm hiểu nhu cầu khán giả qua những tín hiệu cụ thể, chẳng hạn thời điểm thường đặt vé, khung giờ được lựa chọn hoặc nhóm chương trình thu hút sự quan tâm, kênh thanh toán khách hàng thường sử dụng. Những thông tin này cần được kết hợp với phản hồi trực tiếp và đánh giá chuyên môn để hỗ trợ quyết định phù hợp.

Về lâu dài, nền tảng có thể giúp duy trì liên hệ với khán giả thông qua thông báo lịch diễn, giới thiệu chương trình mới hoặc tiếp nhận ý kiến sau buổi diễn, trên cơ sở lựa chọn và sự đồng ý của người dùng. Các chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết có thể được áp dụng một cách dễ dàng.

Để phát triển theo hướng đó, ngay từ đầu cần chú trọng cấu trúc dữ liệu, phân quyền truy cập và khả năng mở rộng. Mỗi chức năng bổ sung phải phục vụ một nhu cầu rõ ràng, đồng thời bảo vệ thông tin của khán giả.

Phóng viên: Từ kinh nghiệm triển khai website Xiếc Việt, theo ông, mô hình này gợi mở điều gì cho việc ứng dụng công nghệ tại các đơn vị nghệ thuật biểu diễn? Cần những điều kiện gì để một giải pháp công nghệ không chỉ giải quyết một nhu cầu trước mắt mà có thể trở thành nền tảng cho quá trình đổi mới lâu dài?

Ông Chu Tiến Đạt: Theo chúng tôi, mô hình này gợi mở một cách tiếp cận thiết thực: bắt đầu từ một nhu cầu cụ thể, có tác động trực tiếp đến công chúng và hoạt động của đơn vị. Bán vé là điểm khởi đầu phù hợp vì kết nối được thông tin chương trình, phục vụ khán giả và quản lý vận hành.

Để giải pháp phát huy giá trị lâu dài, trước hết cần có sự tham gia của lãnh đạo và đội ngũ sử dụng hằng ngày. Quy trình phải được thống nhất, dữ liệu phải được cập nhật và trách nhiệm vận hành phải rõ ràng. Cùng với đó là nguồn lực cho bảo trì, hỗ trợ và cải tiến sau khi hệ thống đi vào hoạt động.

Hiệu quả nên được đánh giá bằng những thay đổi cụ thể: khán giả có mua vé dễ hơn không, thời gian kiểm tra vé có được rút ngắn không, sai sót có giảm không và việc tổng hợp báo cáo có thuận tiện hơn không.

Khi công nghệ giải quyết tốt những công việc hằng ngày và được đội ngũ chủ động sử dụng, nền tảng mới có điều kiện phát triển bền vững, góp phần đưa nghệ thuật đến gần công chúng hơn.

Phóng viên: Trân trọng cảm ơn ông!

>> Website bán vé trực tuyến của Liên đoàn Xiếc Việt Nam: xiecvietnam.vn